Décryptage de l’indicateur 17 Qualiopi

Introduction

La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation souhaitant obtenir des financements publics ou mutualisés. Parmi les indicateurs du référentiel Qualiopi, l’indicateur 17 occupe une place essentielle. Cet article a pour objectif de vous guider dans la compréhension et la mise en œuvre de cet indicateur, afin de garantir la conformité de votre organisme de formation aux exigences de Qualiopi.

L’indicateur 17 stipule que "le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…)". En d'autres termes, il s'agit de démontrer que les ressources matérielles et humaines sont en adéquation avec les objectifs des prestations proposées. Cet indicateur est crucial car il assure que les conditions dans lesquelles les formations sont dispensées sont optimales, ce qui influence directement la qualité de l'apprentissage et la satisfaction des stagiaires.

Comprendre et répondre aux exigences de l’indicateur 17 est donc fondamental pour tous les organismes de formation, qu'ils proposent des Actions de Formation (AFC), des Bilans de Compétences (BC), des actions de Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) ou qu'ils soient des Centres de Formation d'Apprentis (CFA). Cet article vous fournira les clés pour décrypter cet indicateur, identifier les éléments de preuve nécessaires et éviter les non-conformités.

Définition de l’Indicateur 17

L’indicateur 17 du référentiel Qualiopi est conçu pour garantir que les organismes de formation disposent des moyens humains et techniques adéquats pour offrir des prestations de qualité. Selon le référentiel, cet indicateur exige que "le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…)".

En pratique, cela signifie que les locaux, les équipements, ainsi que les ressources humaines doivent être adaptés aux objectifs des formations proposées. Les infrastructures doivent être appropriées, les équipements modernes et en bon état de fonctionnement, et les formateurs doivent posséder les compétences nécessaires pour dispenser les formations de manière efficace. Ce souci de l’adéquation des moyens vise à assurer que les stagiaires évoluent dans un environnement propice à l’apprentissage, maximisant ainsi leurs chances de réussite.

L’indicateur 17 s'applique de manière transverse à différentes catégories d’organismes de formation :

1. Actions de Formation Continue (AFC) : Les prestataires doivent démontrer que les moyens mis en œuvre répondent aux besoins des formations continues qu'ils dispensent.
2. Bilans de Compétences (BC) : Les organismes doivent prouver que les moyens disponibles garantissent la confidentialité et la discrétion nécessaires à ces bilans, tout en offrant des équipements adaptés à leur déroulement.
3. Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) : Les prestataires doivent montrer que les ressources humaines et matérielles sont appropriées pour accompagner les candidats tout au long de leur parcours de validation.
4. Centres de Formation d'Apprentis (CFA) : Les CFA doivent s'assurer que les locaux, équipements et personnels sont en adéquation avec les exigences des formations en apprentissage.

En répondant aux exigences de l’indicateur 17, les organismes de formation démontrent leur engagement à offrir un environnement d’apprentissage de haute qualité, répondant aux besoins spécifiques des diverses catégories de prestations qu’ils proposent.

Niveau Attendu de l’Indicateur 17

Pour répondre aux exigences de l’indicateur 17, les organismes de formation doivent démontrer que les locaux, équipements, et moyens humains mis à disposition sont en parfaite adéquation avec les objectifs des prestations proposées.

Exigences en termes de locaux, équipements et moyens humains

Les locaux doivent être adaptés à l'activité de formation. Ils doivent être accessibles, bien aménagés et équipés de manière à offrir un environnement propice à l’apprentissage. Cela inclut :

• Espaces physiques adéquats : Salles de formation suffisamment grandes, bien éclairées, ventilées et équipées pour accueillir les stagiaires dans de bonnes conditions.
• Accessibilité : Conformité aux normes d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap.
• Sécurité : Conformité aux normes de sécurité, notamment en termes de prévention des risques et d’évacuation.

Les équipements doivent être modernes, en bon état de fonctionnement et adaptés aux types de formations dispensées. Cela comprend :

• Matériel pédagogique : Vidéo projecteurs, ordinateurs, paperboards, et autres supports nécessaires pour les formations.
• Équipements spécifiques : Plateaux techniques, salles de langues, plateformes LMS, etc., selon les besoins de la formation.
• Ressources documentaires : Accès à une bibliothèque ou à des ressources en ligne pertinentes pour les formations.

Les moyens humains doivent inclure des formateurs qualifiés et compétents, capables de dispenser les formations avec efficacité. Cela implique :

• Qualifications et compétences des formateurs : CV détaillant l’expérience et les qualifications des formateurs.
• Formation continue des formateurs : Preuves de formations continues pour assurer la mise à jour des compétences pédagogiques et techniques.
• Support administratif : Personnel administratif disponible pour gérer les aspects organisationnels et administratifs de la formation.

Adéquation des moyens avec les objectifs des prestations

Les moyens mis en œuvre doivent être proportionnés aux objectifs des prestations de formation. Cela signifie que les ressources doivent être calibrées pour répondre aux besoins spécifiques de chaque type de formation et des apprenants. Par exemple :

• Pour une formation en informatique, des ordinateurs performants et des logiciels à jour sont indispensables.
• Pour une formation en mécanique, des ateliers équipés avec les outils et machines nécessaires sont requis.
• Pour des bilans de compétences, des espaces garantissant la confidentialité des échanges sont essentiels.

En résumé, l'indicateur 17 exige que les organismes de formation s’assurent de la pertinence et de l'adéquation des moyens matériels et humains par rapport aux objectifs pédagogiques. Cette adéquation est cruciale pour garantir la qualité des prestations et la satisfaction des stagiaires, tout en respectant les exigences du référentiel Qualiopi.

Exemples de Preuves pour l’Indicateur 17

Pour démontrer la conformité à l’indicateur 17 du référentiel Qualiopi, les organismes de formation doivent fournir des preuves tangibles attestant de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés. Voici des exemples de preuves communes pour les Actions de Formation Continue (AFC), la Validation des Acquis de l'Expérience (VAE), les Centres de Formation d'Apprentis (CFA), et les Bilans de Compétences :

Bail ou Contrat de Location

• Description : Un document attestant que les locaux utilisés pour la formation sont légalement mis à disposition de l’organisme de formation.
• Exemple : Bail commercial ou contrat de location des locaux de formation.

Registre Public d’Accessibilité

• Description : Un document démontrant que les locaux sont accessibles aux personnes en situation de handicap, conformément aux normes en vigueur.
• Exemple : Registre public d’accessibilité mis à jour, indiquant les aménagements réalisés et les conditions d’accessibilité.

Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels

• Description : Un document listant et évaluant les risques professionnels présents dans les locaux de l’organisme de formation.
• Exemple : Document unique d’évaluation des risques (DUER) régulièrement actualisé, incluant les mesures de prévention et de protection.

Matériel Adéquat

• Description : Preuve que l’organisme dispose de matériel pédagogique et technique nécessaire pour dispenser les formations de manière efficace.
• Exemple : Inventaire du matériel pédagogique (vidéo projecteurs, ordinateurs, paperboards, équipements spécifiques), photos des équipements, certificats de maintenance.

CV et Supports Méthodologiques

• Description : Documents démontrant la qualification et la compétence des formateurs.
• Exemple : CV détaillés des formateurs, attestations de formations continues, supports méthodologiques utilisés lors des formations.

Convention de Formation et Contrats de Prestations

• Description : Documents contractuels établissant les modalités de mise à disposition des moyens humains et techniques.
• Exemple : Conventions de formation, contrats de prestations avec des fournisseurs externes, contrats de sous-traitance.

Ces preuves doivent être systématiquement mises à jour et conservées de manière organisée afin de pouvoir être présentées lors des audits de certification. Elles permettent de démontrer de manière concrète que l’organisme de formation répond aux exigences de l’indicateur 17, en assurant la mise à disposition de moyens humains et techniques adaptés aux objectifs des prestations proposées.

Obligations Spécifiques pour les Bilans de Compétences

Pour les Bilans de Compétences, l’indicateur 17 de Qualiopi impose des obligations spécifiques afin de garantir un cadre approprié pour cette activité particulière. Voici les principales exigences :

Moyens Dédiés à l’Activité

Les organismes doivent mettre à disposition des moyens spécifiquement dédiés aux Bilans de Compétences. Cela inclut :

• Locaux adaptés : Espaces dédiés et configurés pour la réalisation des bilans de compétences.
• Matériel nécessaire : Équipements informatiques, logiciels d’évaluation et autres outils spécifiques requis pour mener à bien les bilans de compétences.

Environnement Garantissant Discrétion et Confidentialité

Il est impératif que les Bilans de Compétences se déroulent dans un environnement assurant la discrétion et la confidentialité des échanges entre le consultant et le bénéficiaire. Cela signifie :

• Espaces privés : Salles fermées et insonorisées pour garantir que les discussions ne peuvent être entendues par des tiers.
• Sécurité des données : Systèmes de gestion des informations et des documents confidentiels sécurisés, respectant les réglementations sur la protection des données personnelles.

Habilitation des Personnes pour les Tests

Les personnes conduisant les Bilans de Compétences doivent être qualifiées et, le cas échéant, habilitées pour faire passer des tests spécifiques. Les organismes doivent s’assurer que :

• Qualifications professionnelles : Les consultants disposent des qualifications et compétences nécessaires pour réaliser des bilans de compétences.
• Formations et certifications : Les consultants ont suivi des formations spécifiques et détiennent des certifications pertinentes pour administrer les tests d’évaluation.
• Justificatifs d’habilitation : Des preuves de l’habilitation des consultants sont disponibles et à jour.

Ces obligations spécifiques visent à garantir que les Bilans de Compétences sont menés dans des conditions optimales, respectant la confidentialité des informations échangées et assurant un accompagnement de qualité par des professionnels compétents. Le respect de ces exigences contribue à la crédibilité et à la fiabilité des Bilans de Compétences, renforçant ainsi la confiance des bénéficiaires dans le processus.

Non-Conformités Potentielles

Lors des audits de certification Qualiopi, l’indicateur 17 peut faire l'objet de non-conformités potentielles. Ces non-conformités sont classées en deux catégories : mineures et majeures, en fonction de la nature et de la répétitivité des défauts observés.

Non-Conformité Mineure

Une non-conformité mineure se caractérise par un défaut ponctuel et non répétitif dans les moyens mis à disposition pour les prestations de formation. Cela signifie que le défaut est isolé et n'affecte pas de manière systématique l'ensemble des prestations. Par exemple :

• Exemple : Un vidéoprojecteur en panne lors d'une session de formation unique, alors que le reste de l’équipement est en bon état de fonctionnement et que les moyens techniques globalement disponibles sont adéquats.
• Impact : Ce type de non-conformité n’indique pas une faille majeure dans le système de gestion de la qualité, mais nécessite tout de même une correction rapide pour éviter sa récurrence.

Non-Conformité Majeure

Une non-conformité majeure est identifiée lorsqu'il y a un défaut répétitif dans les moyens mis à disposition pour les prestations. Cela indique une faille systémique dans la gestion des moyens humains et techniques, compromettant ainsi la qualité des formations. Par exemple :

• Exemple : Répétition de pannes d’équipement essentiel (comme des ordinateurs ou des plateformes LMS) à plusieurs reprises, ou insuffisance continue de personnel qualifié pour mener les formations.
• Impact : Ce type de non-conformité est grave car il montre une incapacité de l’organisme à maintenir un niveau de qualité conforme aux exigences de Qualiopi, nécessitant des actions correctives majeures et immédiates pour rétablir la conformité.

En résumé, la classification des non-conformités permet aux organismes de formation de mieux comprendre les enjeux de l’indicateur 17 et de mettre en place des actions correctives adaptées pour assurer la qualité des prestations. La gestion proactive des moyens humains et techniques est essentielle pour éviter ces non-conformités et garantir la satisfaction des stagiaires et la réussite des formations.

Comment Répondre aux Exigences de l’Indicateur 17

Répondre aux exigences de l’indicateur 17 du référentiel Qualiopi nécessite une préparation minutieuse et une gestion rigoureuse des moyens humains et techniques. Voici des conseils pratiques pour assurer votre conformité et garantir la qualité de vos prestations.

Conseils Pratiques pour Se Conformer à l’Indicateur

1. Évaluer Vos Besoins :
   • Analysez les besoins spécifiques de chaque formation que vous proposez.
   • Identifiez les moyens humains et matériels nécessaires pour répondre aux objectifs pédagogiques.
2. Aménager et Équiper Vos Locaux :
   • Assurez-vous que les locaux sont adaptés, accessibles et conformes aux normes de sécurité.
   • Équipez vos salles de formation avec le matériel pédagogique adéquat (vidéoprojecteurs, ordinateurs, paperboards, etc.).
3. Sélectionner et Former Vos Formateurs :
   • Recrutez des formateurs qualifiés et compétents dans leur domaine.
   • Encouragez la formation continue de vos formateurs pour maintenir et développer leurs compétences pédagogiques et techniques.
4. Mettre en Place des Procédures de Maintenance :
   • Établissez un calendrier régulier de maintenance pour vérifier et entretenir vos équipements.
   • Assurez-vous que les équipements spécifiques (plateaux techniques, laboratoires, etc.) sont toujours opérationnels.
5. Garantir la Confidentialité et la Sécurité :
   • Pour les Bilans de Compétences, veillez à ce que les espaces garantissent la confidentialité des échanges.
   • Protégez les données sensibles en mettant en place des systèmes de gestion sécurisés.

Importance de la Documentation et des Preuves Tangibles

La documentation et les preuves tangibles jouent un rôle crucial dans la démonstration de la conformité à l’indicateur 17. Voici comment bien les gérer :

1. Conserver des Dossiers Complètement à Jour :
   • Maintenez à jour tous les documents contractuels (bail, contrats de location).
   • Gardez une trace écrite de tous les aménagements et améliorations effectués dans vos locaux.
2. Créer un Registre d’Accessibilité et de Sécurité :
   • Tenez un registre public d’accessibilité conforme aux normes en vigueur.
   • Documentez l’évaluation des risques professionnels et les mesures de prévention mises en place.
3. Tenir un Inventaire du Matériel :
   • Réalisez un inventaire détaillé de tous les équipements pédagogiques et techniques.
   • Documentez les dates d’achat, les garanties et les calendriers de maintenance.
4. Documenter les Qualifications des Formateurs :
   • Conservez les CV détaillés, les certificats de formation continue et les preuves d’habilitation de vos formateurs.
   • Tenez à jour un dossier de compétences pour chaque formateur.
5. Préparer des Dossiers de Preuve pour les Audits :
   • Rassemblez toutes les preuves nécessaires (conventions de formation, contrats de prestations, supports méthodologiques).
   • Préparez des dossiers structurés et faciles à consulter pour les audits de certification.

En suivant ces conseils pratiques et en documentant rigoureusement vos moyens et pratiques, vous serez en mesure de démontrer efficacement votre conformité à l’indicateur 17 de Qualiopi. Cela renforcera la qualité de vos prestations de formation et augmentera la satisfaction des stagiaires.

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Présentation de l’Application ANAIA

L’application ANAIA est un outil innovant conçu par des formateurs pour des formateurs, visant à simplifier la gestion administrative des organismes de formation. Elle offre une solution complète et intuitive pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi sans surcharge de travail. Les principales fonctionnalités d'ANAIA incluent :

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• Administration des Formateurs : Gestion des profils, des disponibilités et des compétences des formateurs.
• Génération de Documents : Création automatique de conventions, d’attestations, et de certificats de formation.
• Évaluations et Feedback : Envoi automatisé des évaluations de fin de formation et collecte des feedbacks des stagiaires.
• Signature Électronique Intégrée : Simplification des processus de signature et de validation des documents.

En utilisant ANAIA, les organismes de formation peuvent se concentrer sur l’essentiel : la qualité de la formation, tout en assurant une gestion administrative efficace et conforme aux exigences réglementaires.

Description de Notre Programme "Qualiopi en 4 Semaines"

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1. Audit Initial : Évaluation des pratiques actuelles de l’organisme de formation pour identifier les points forts et les axes d’amélioration.
2. Création des Documents : Aide à la création de tous les documents requis par la certification, y compris les procédures, les politiques et les preuves de conformité.
3. Mise en Place des Processus : Mise en place de processus qualité, incluant la gestion des évaluations, l’amélioration continue et le suivi des indicateurs de performance.
4. Formation et Accompagnement : Formation des équipes sur les exigences Qualiopi et accompagnement personnalisé tout au long du processus de certification.
5. Audit Blanc : Simulation d’audit pour préparer l’organisme au passage de la certification officielle.

Avantages de Notre Accompagnement Personnalisé

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Conclusion

Récapitulatif des Points Clés de l’Indicateur 17

L’indicateur 17 du référentiel Qualiopi est essentiel pour garantir que les organismes de formation disposent des moyens humains et techniques adaptés à leurs prestations. Pour se conformer à cet indicateur, il est crucial de :

• Évaluer et adapter les locaux et équipements : Assurer l’accessibilité, la sécurité et la pertinence des espaces et du matériel utilisés pour les formations.
• Recruter et former des formateurs qualifiés : Maintenir un haut niveau de compétence et d’aptitude pédagogique.
• Documenter et prouver la conformité : Fournir des preuves tangibles et à jour de l’adéquation des moyens aux objectifs des prestations.

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