DÉCRYPTAGE DE L’INDICATEUR 27 QUALIOPI

Introduction

Présentation de l’indicateur 27 de Qualiopi

L’indicateur 27 de la certification Qualiopi est un critère essentiel qui concerne la gestion de la sous-traitance et du portage salarial dans les organismes de formation. Selon le référentiel, cet indicateur stipule que lorsque les prestataires recourent à la sous-traitance ou au portage salarial, ils doivent s’assurer que ces pratiques respectent les exigences du référentiel Qualiopi. En d’autres termes, le donneur d’ordre doit garantir que ses partenaires externes respectent les mêmes standards de qualité que ceux requis pour l’obtention de la certification.

Cet indicateur est commun à toutes les catégories de formation : Actions de Formation Continue (AFC), Bilans de Compétences (BC), Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), et Centres de Formation d’Apprentis (CFA). Il vise à établir un cadre rigoureux pour la gestion de la qualité, même lorsque des tiers sont impliqués dans la prestation des services de formation.

Importance pour les organismes de formation

L’importance de l’indicateur 27 réside dans sa capacité à garantir la cohérence et la qualité des services fournis, même lorsque ces services sont partiellement ou entièrement externalisés. Pour les organismes de formation, respecter cet indicateur est crucial pour plusieurs raisons :

1. Assurance de la Qualité : En vérifiant la conformité des sous-traitants et des salariés portés, les organismes de formation assurent que la qualité des prestations est maintenue à un niveau élevé, ce qui est fondamental pour la satisfaction des apprenants et la réussite des formations.
2. Responsabilité du Donneur d’Ordre : Bien que les sous-traitants ne soient pas tenus d’être certifiés Qualiopi, la responsabilité de la qualité finale revient au donneur d’ordre. Cet indicateur impose donc aux organismes de formation d’instaurer des processus rigoureux pour le contrôle et le suivi de leurs partenaires externes.
3. Préparation à la Certification : La conformité à l’indicateur 27 est un facteur clé pour réussir l’évaluation de la certification. Les organismes doivent démontrer qu’ils ont mis en place des procédures efficaces pour gérer et superviser la sous-traitance, afin d’éviter les non-conformités qui pourraient compromettre leur certification.

En résumé, l’indicateur 27 joue un rôle vital dans le maintien de la qualité des services de formation. Il aide les organismes à garantir que tous les aspects de la prestation, y compris ceux assurés par des tiers, répondent aux exigences de qualité définies par le référentiel Qualiopi.

Définition de l’Indicateur 27

Contexte et application de l’indicateur

L’indicateur 27 du référentiel Qualiopi concerne la gestion de la sous-traitance et du portage salarial au sein des organismes de formation. Il stipule que lorsque des prestations sont confiées à des sous-traitants ou des salariés portés, l’organisme de formation doit s’assurer que ces parties respectent les exigences du référentiel Qualiopi. Cette exigence vise à garantir que la qualité des services fournis reste homogène et conforme aux standards, même lorsque certaines parties du processus de formation sont externalisées.

L’objectif de cet indicateur est de maintenir un contrôle rigoureux sur les pratiques des sous-traitants et des salariés portés, afin d’assurer que toutes les prestations sont fournies conformément aux normes de qualité définies par Qualiopi. Il est essentiel que les organismes de formation mettent en place des mécanismes de supervision et de vérification pour garantir cette conformité, tout en intégrant ces aspects dans leur propre système de gestion de la qualité.

Champ d’application pour les différentes catégories (AFC, BC, VAE, CFA)

L’indicateur 27 est applicable à toutes les catégories couvertes par la certification Qualiopi, ce qui inclut :

• Actions de Formation Continue (AFC) : Pour les formations destinées aux professionnels en poste ou en reconversion, l’indicateur 27 exige que les organismes assurent que les prestations de formation fournies par des sous-traitants respectent les normes de qualité établies.
• Bilans de Compétences (BC) : Lorsqu’un organisme réalise des bilans de compétences et utilise des sous-traitants pour certaines étapes du processus, il doit garantir que ces sous-traitants respectent également les critères de qualité requis.
• Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) : Pour les dispositifs de VAE, l’organisme de formation doit superviser et contrôler la qualité des prestations fournies par des sous-traitants ou des salariés portés impliqués dans l’évaluation et la validation des compétences.
• Centres de Formation d’Apprentis (CFA) : Les CFA doivent assurer que les services de formation dispensés par des sous-traitants ou des salariés portés respectent les exigences de qualité spécifiques au référentiel Qualiopi.

En résumé, l’indicateur 27 est crucial pour maintenir la qualité des prestations de formation dans toutes les catégories. Les organismes de formation doivent démontrer qu’ils ont mis en place des procédures adéquates pour superviser la conformité des sous-traitants et des salariés portés, indépendamment du type de service fourni. Cela garantit une prestation homogène et de haute qualité, essentielle pour le succès de la certification Qualiopi.

Niveau attendu de l’Indicateur 27

Exigences en matière de conformité pour les sous-traitants et les salariés portés

L’indicateur 27 de Qualiopi impose des exigences spécifiques pour garantir que les prestations fournies par les sous-traitants et les salariés portés respectent les critères de qualité définis par le référentiel. Bien que les sous-traitants et les salariés portés ne soient pas directement soumis à la certification Qualiopi, le donneur d’ordre est responsable de leur conformité. Les exigences principales sont :

• Contrôle de la Conformité : Les organismes de formation doivent mettre en place des mécanismes pour vérifier que les prestations fournies par les sous-traitants et les salariés portés respectent les normes de qualité prévues par le référentiel Qualiopi. Cela peut inclure des audits réguliers, des évaluations de performance, et des contrôles qualité.
• Documentation des Procédures : Les organismes doivent documenter les procédures mises en place pour superviser et contrôler les activités des sous-traitants et des salariés portés. Cette documentation doit inclure les critères de sélection, les processus d’évaluation, et les modalités de suivi.
• Respect des Normes : Les sous-traitants et les salariés portés doivent être informés des exigences de qualité et des standards qu’ils doivent respecter. Les organismes doivent s’assurer que ces parties prenantes adhèrent à ces normes à travers des formations et des communications claires.

Responsabilité du donneur d’ordre

La responsabilité ultime de la qualité des prestations fournies, y compris celles confiées à des sous-traitants ou à des salariés portés, incombe au donneur d’ordre. Les principales responsabilités incluent :

• Gestion de la Qualité : Le donneur d’ordre est responsable de la mise en place de procédures de contrôle qualité pour superviser le travail des sous-traitants et des salariés portés. Cela inclut la sélection rigoureuse des partenaires externes et la vérification continue de leur conformité aux exigences de Qualiopi.
• Documentation et Suivi : Le donneur d’ordre doit conserver des preuves documentées des actions prises pour garantir la conformité des sous-traitants et des salariés portés. Cela comprend les contrats de sous-traitance, les rapports d’audit, et les justificatifs de contrôle qualité.
• Responsabilité de la Non-Conformité : En cas de non-conformité, le donneur d’ordre est tenu de mettre en œuvre des actions correctives pour résoudre les problèmes et prévenir leur récurrence. Il doit également s’assurer que les mesures nécessaires sont prises pour maintenir la conformité au référentiel.

En résumé, l’indicateur 27 exige des organismes de formation qu’ils mettent en place des systèmes rigoureux pour superviser et contrôler les prestations fournies par les sous-traitants et les salariés portés. Le donneur d’ordre doit démontrer une gestion proactive et documentée pour assurer le respect des normes de qualité de Qualiopi, garantissant ainsi que toutes les prestations, qu’elles soient internes ou externalisées, répondent aux critères élevés du référentiel.

Éléments de preuve pour l’Indicateur 27

Pour démontrer la conformité à l’indicateur 27 de Qualiopi, il est essentiel de fournir des éléments de preuve attestant que les sous-traitants et les salariés portés respectent les exigences de qualité définies par le référentiel. Voici les principaux éléments de preuve requis :

Contrats de sous-traitance

Les contrats de sous-traitance doivent être clairs et détaillés pour prouver que les exigences de qualité sont bien spécifiées et acceptées par toutes les parties. Ces contrats doivent inclure :

• Clauses de Conformité : Les obligations spécifiques en matière de qualité et de conformité aux exigences du référentiel Qualiopi doivent être stipulées.
• Responsabilités et Obligations : Les responsabilités respectives du donneur d’ordre et du sous-traitant doivent être précisées, en mettant l’accent sur la conformité aux standards de qualité.
• Modalités de Contrôle : Les modalités par lesquelles le donneur d’ordre contrôlera la qualité des prestations fournies par le sous-traitant doivent être décrites.

Modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants

Les procédures mises en place pour sélectionner et gérer les sous-traitants sont des preuves cruciales pour cet indicateur. Elles doivent inclure :

• Processus de Sélection : La méthodologie utilisée pour sélectionner les sous-traitants, y compris les critères de qualité et les vérifications effectuées avant l’engagement.
• Processus d’Animation Qualité : Les mécanismes de suivi et d’évaluation mis en place pour assurer la qualité des prestations des sous-traitants, tels que les audits réguliers, les réunions de suivi, et les évaluations de performance.
• Charte ou Engagements Qualité : Les documents ou chartes qualité que les sous-traitants doivent signer, attestant de leur engagement à respecter les exigences du référentiel.

Justificatifs fournis par les sous-traitants ou salariés portés

Les justificatifs fournis par les sous-traitants ou les salariés portés peuvent inclure :

• Rapports d’Audit : Les rapports issus des audits effectués par le donneur d’ordre pour vérifier la conformité des prestations.
• Certificats et Documents de Conformité : Tout certificat ou document que les sous-traitants ou salariés portés présentent pour prouver leur conformité aux exigences de qualité.
• Preuves d’Actions Correctives : Documentation des actions correctives prises par les sous-traitants en réponse aux non-conformités identifiées, ainsi que les résultats de ces actions.

En fournissant ces éléments de preuve, les organismes de formation démontrent qu’ils ont mis en place des processus efficaces pour contrôler et garantir la qualité des prestations fournies par des tiers, répondant ainsi aux exigences de l’indicateur 27 de Qualiopi.

Non-conformité potentielle

Critères de non-conformité mineure et majeure

Pour l’indicateur 27 de Qualiopi, il est crucial de bien comprendre les critères de non-conformité afin de maintenir la certification et garantir la qualité des prestations fournies. Les non-conformités sont classées en deux catégories : mineure et majeure.

• Non-conformité Mineure :
  • Les manquements mineurs incluent des lacunes dans les documents ou les procédures, mais n’affectent pas de manière significative la qualité globale des prestations. Par exemple, un manquement mineur pourrait être une absence temporaire d’un document de suivi de la qualité pour un sous-traitant, sans impact immédiat sur la conformité des prestations.
  • Ces non-conformités doivent être corrigées dans un délai raisonnable, mais ne compromettent pas de façon significative la certification.
• Non-conformité Majeure :
  • Une non-conformité majeure survient lorsqu’il y a une absence totale ou une défaillance significative dans les processus de gestion de la sous-traitance ou du portage salarial. Par exemple, si un organisme n’a mis en place aucune procédure de contrôle ou d’évaluation des sous-traitants, ou si les prestations fournies par les sous-traitants ne respectent pas les exigences de qualité définies, il s’agit d’une non-conformité majeure.
  • Les non-conformités majeures entraînent des conséquences graves, telles que la suspension ou la perte de la certification Qualiopi, car elles compromettent gravement la qualité des prestations et la conformité aux standards.

Conséquences des manquements

Les conséquences des non-conformités, qu’elles soient mineures ou majeures, peuvent affecter significativement la gestion et la réputation de l’organisme de formation. Voici les principales conséquences :

• Impact sur la Certification : Les non-conformités majeures peuvent entraîner la perte de la certification Qualiopi, tandis que les non-conformités mineures peuvent nécessiter des actions correctives pour éviter une dégradation de la certification. Le non-respect des exigences peut entraîner une évaluation défavorable lors des audits de suivi ou de renouvellement.
• Conséquences Financières : La perte de la certification peut avoir des répercussions financières importantes, notamment en ce qui concerne les financements publics ou les opportunités de partenariat. Les organismes peuvent également subir des pénalités ou des ajustements contractuels en cas de non-conformité.
• Réputation et Confiance : Les non-conformités peuvent nuire à la réputation de l’organisme de formation auprès de ses clients et partenaires. La confiance des apprenants et des entreprises peut être altérée si la qualité des prestations est perçue comme insuffisante ou non conforme.
• Actions Correctives et Préventives : Pour remédier aux non-conformités, les organismes doivent mettre en œuvre des actions correctives et préventives. Cela peut inclure la révision des processus, la formation du personnel, ou l’amélioration des procédures de gestion des sous-traitants.

En résumé, il est crucial pour les organismes de formation de surveiller et de maintenir les standards requis par l’indicateur 27 pour éviter les non-conformités majeures et minimiser les impacts négatifs potentiels sur leur certification et leur activité.

Conclusion

Importance de la conformité à l’indicateur 27

La conformité à l’indicateur 27 de Qualiopi est essentielle pour garantir la qualité et la cohérence des prestations fournies par les organismes de formation, même lorsqu’elles sont externalisées. Assurer une gestion rigoureuse de la sous-traitance et du portage salarial ne se limite pas à respecter un critère réglementaire, mais contribue également à maintenir des standards élevés de service et à préserver la confiance des apprenants et des partenaires. Le respect de cet indicateur permet de sécuriser la certification, d’éviter des non-conformités majeures, et de démontrer un engagement solide envers la qualité.

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