Plateforme EDOF : guide essentiel pour organismes de formation

Qu’est-ce que la Plateforme EDOF ?

La Plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation) est un outil en ligne mis en place par la Caisse des Dépôts pour permettre aux organismes de formation d'inscrire et de gérer leurs actions de formation éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Elle est directement reliée à la plateforme Mon Compte Formation, utilisée par les salariés, les demandeurs d'emploi et les indépendants pour rechercher, s'inscrire et financer des formations via leurs droits CPF.

Définition et rôle dans l'écosystème de la formation professionnelle

EDOF joue un rôle central dans l'écosystème de la formation professionnelle en France. Elle permet aux organismes de formation de :

• Proposer leurs formations au grand public via le CPF, augmentant ainsi leur visibilité et leurs opportunités commerciales.
• Gérer leurs catalogues de formations : ajouter de nouvelles formations, mettre à jour les sessions disponibles, les modalités d’enseignement (présentiel, à distance, etc.) et les coûts associés.
• Faciliter les échanges administratifs liés aux financements, assurant ainsi une meilleure gestion des processus, de la demande d’inscription jusqu’à la validation des paiements via le CPF.

Importance pour les organismes de formation éligibles au CPF

Pour les organismes de formation, être présent sur EDOF est essentiel s’ils souhaitent proposer des formations éligibles au CPF. Sans cette inscription, leurs formations ne peuvent pas être financées par les droits des bénéficiaires du CPF, ce qui représente une opportunité de financement majeure. De plus, EDOF garantit une certaine rigueur administrative et la conformité avec les exigences légales, comme la certification Qualiopi, nécessaire pour pouvoir y inscrire des formations.

En résumé, la plateforme EDOF est un passage obligé pour les organismes de formation qui souhaitent élargir leur audience et offrir un financement simplifié à leurs stagiaires via le CPF. Elle contribue à la modernisation et à la transparence du secteur de la formation professionnelle en France.

Pourquoi utiliser la Plateforme EDOF ?

L’utilisation de la Plateforme EDOF présente de nombreux avantages pour les organismes de formation, en particulier ceux qui souhaitent optimiser la gestion de leurs actions de formation et rendre leurs offres plus accessibles aux bénéficiaires du Compte Personnel de Formation (CPF). Voici les principaux bénéfices qu’elle offre :

Avantages pour les organismes de formation

La plateforme EDOF permet aux organismes de formation d’accéder à un public beaucoup plus large. En y inscrivant leurs formations, ils s’assurent que leurs offres soient éligibles au financement par le CPF, une aide précieuse pour les stagiaires potentiels qui cherchent à financer leur apprentissage. Cela donne un avantage concurrentiel en facilitant l'accès à des sources de financement public.

De plus, EDOF permet aux organismes de répondre aux exigences administratives et légales, comme la conformité avec la certification Qualiopi. La plateforme offre un cadre structuré pour enregistrer et gérer des formations tout en garantissant la transparence et la qualité des informations diffusées.

Visibilité accrue grâce à Mon Compte Formation

Un des atouts majeurs d’EDOF est son lien direct avec Mon Compte Formation, la plateforme utilisée par les salariés et demandeurs d’emploi pour chercher et financer leurs formations. En étant présents sur EDOF, les organismes de formation rendent leurs offres visibles sur Mon Compte Formation, une vitrine consultée par des millions de personnes chaque année. Cette visibilité accrue permet de toucher un large public en quête de formations professionnelles, augmentant ainsi le potentiel de demande pour les sessions proposées.

En outre, les utilisateurs peuvent comparer facilement les offres, les modalités et les prix, favorisant la mise en avant des formations respectant les critères de qualité et d’efficacité.

Centralisation des informations pour la gestion des formations

La plateforme EDOF simplifie également la gestion des informations et des documents relatifs aux formations. Les organismes de formation peuvent y centraliser toutes les informations nécessaires : descriptifs des formations, dates, tarifs, modalités pédagogiques, etc. De plus, toutes les mises à jour sont directement intégrées à Mon Compte Formation, garantissant ainsi une parfaite synchronisation des informations.

Cette centralisation permet une gestion optimisée, réduisant le temps et les efforts nécessaires pour maintenir à jour les catalogues de formations et les sessions disponibles. En conséquence, cela améliore la réactivité des organismes face aux demandes des stagiaires et assure une transparence complète sur les informations diffusées.

Comment s’inscrire sur EDOF ?

L’inscription sur la Plateforme EDOF est une étape essentielle pour les organismes de formation souhaitant proposer des actions éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Elle permet d'accéder à une visibilité accrue sur Mon Compte Formation et de rendre ses formations finançables par les droits CPF. Voici les étapes et les conditions à respecter pour s’inscrire.

Étapes pour créer un compte sur la plateforme

1. Accéder au site officiel : Rendez-vous sur le site d’EDOF via l’adresse dédiée à l’inscription des organismes de formation.
2. Créer un compte : Cliquez sur "Créer un compte" et suivez les instructions pour remplir le formulaire d’inscription en ligne. Vous devrez fournir des informations de base concernant votre organisme (nom, adresse, SIRET, coordonnées, etc.).
3. Vérification des informations : Une fois le formulaire rempli, une vérification est effectuée pour valider l’authenticité de votre organisme. Il peut s'agir d'une vérification des données par la Caisse des Dépôts et Consignations (responsable de la gestion de la plateforme).
4. Accès au tableau de bord : Après validation de votre inscription, vous aurez accès à votre tableau de bord personnalisé où vous pourrez ajouter, modifier et gérer vos formations éligibles au CPF.

Conditions préalables à l’inscription

Pour être accepté sur la plateforme EDOF, certaines conditions préalables doivent être respectées :

• Certification Qualiopi : Depuis janvier 2022, tous les organismes de formation souhaitant bénéficier des financements publics, y compris le CPF, doivent être certifiés Qualiopi. Cette certification garantit que vous respectez les exigences de qualité attendues par l’État. Elle est indispensable pour accéder à EDOF.
• Existence légale de l'organisme : Votre organisme doit être juridiquement constitué et disposer d'un numéro SIRET actif. De plus, vous devez être enregistré en tant qu’organisme de formation auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).
• Respect des obligations légales : Vous devez respecter la législation en vigueur en matière de formation professionnelle continue, notamment en termes de déclaration d’activité et de fourniture d’attestations de fin de formation conformes aux exigences du CPF.

Documents à fournir et processus de validation

Lors de l’inscription sur EDOF, vous devrez soumettre certains documents pour valider votre compte :

1. Attestation de certification Qualiopi : Ce document est indispensable pour prouver que vous êtes certifié selon les critères de qualité requis.
2. Kbis ou justificatif d’immatriculation : Une preuve de l’existence légale de votre organisme (extrait Kbis pour les entreprises ou équivalent pour les autres statuts).
3. Attestation de déclaration d'activité : Document fourni par la DREETS attestant que votre organisme est officiellement reconnu en tant qu’organisme de formation.
4. Relevé d'Identité Bancaire (RIB) : Pour que les paiements soient effectués directement sur votre compte en cas de prise en charge par le CPF.

Une fois tous les documents soumis et validés par la Caisse des Dépôts, votre compte sera activé. Vous pourrez alors commencer à inscrire vos formations, les rendre visibles sur Mon Compte Formation et permettre aux stagiaires de les financer via leur CPF.

Fonctionnalités principales d’EDOF

La Plateforme EDOF est un outil complet permettant aux organismes de formation de gérer efficacement leurs actions de formation éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Elle offre plusieurs fonctionnalités clés qui facilitent la gestion quotidienne des formations et améliorent l’interaction avec les stagiaires. Voici un aperçu des fonctionnalités principales.

Ajout et gestion des formations

L’une des fonctionnalités centrales d’EDOF est la création et la gestion du catalogue de formations. Les organismes peuvent :

• Ajouter de nouvelles formations en précisant les informations essentielles : titre, objectifs, compétences visées, modalités (présentiel, distanciel, e-learning), durée, tarifs, etc.
• Définir les prérequis et le public cible pour chaque formation, garantissant que les participants intéressés ont toutes les informations nécessaires avant de s'inscrire.
• Rendre les formations visibles sur Mon Compte Formation, permettant aux stagiaires potentiels de les rechercher et de les financer via leur CPF.

Cette gestion centralisée permet aux organismes de formation de mettre en avant leurs offres de manière simple et transparente, tout en assurant une diffusion large et une accessibilité optimale pour les utilisateurs.

Mise à jour des informations et des sessions de formation

EDOF facilite la mise à jour en temps réel des informations concernant vos formations. Les organismes peuvent :

• Modifier les informations existantes (contenu, objectifs, prix) à tout moment, garantissant que le catalogue reste à jour.
• Gérer les sessions de formation : vous pouvez planifier des sessions pour chaque formation, ajouter des dates et des lieux (si elles sont en présentiel) ou des accès pour des formations à distance.
• Annuler ou reprogrammer des sessions en cas de besoin, avec une notification automatique envoyée aux participants.

Cette flexibilité dans la gestion des sessions permet d’adapter vos offres aux évolutions de la demande ou aux imprévus, tout en assurant que les stagiaires disposent d'informations fiables et actualisées.

Interaction avec les stagiaires via la plateforme

La plateforme EDOF permet aussi une interaction directe avec les stagiaires, facilitant ainsi le suivi des inscriptions et des formations :

• Suivi des inscriptions : Vous recevez les demandes d’inscription directement via la plateforme et pouvez accepter ou refuser les candidatures selon vos critères.
• Échanges avec les stagiaires : Vous pouvez communiquer avec les participants inscrits, partager des documents ou informations supplémentaires (programme détaillé, modalités de connexion pour les formations à distance, etc.).
• Envoi d’évaluations de fin de formation : Une fois la formation terminée, vous avez la possibilité de gérer la diffusion des évaluations, un point essentiel pour répondre aux exigences de suivi de qualité et de certification.

En facilitant la communication et le suivi des stagiaires, EDOF contribue à une gestion plus fluide des formations, tout en garantissant un service de qualité aux participants.

Les obligations légales des organismes de formation sur EDOF

Pour pouvoir utiliser la Plateforme EDOF et proposer des formations financées par le Compte Personnel de Formation (CPF), les organismes de formation doivent respecter un certain nombre d'obligations légales. Ces exigences garantissent la qualité des formations et la conformité avec les dispositifs de financement publics. Voici les principales obligations à respecter.

Respect des exigences Qualiopi

Depuis janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant proposer des actions financées par des fonds publics ou mutualisés, y compris le CPF. Cette certification vise à attester de la qualité des processus mis en place par les organismes de formation en matière d’accueil, de conception des formations, de suivi des apprenants et d'amélioration continue.

Pour être référencé sur la plateforme EDOF, un organisme doit impérativement :

• Obtenir et maintenir la certification Qualiopi délivrée par un organisme certificateur accrédité.
• Respecter les critères qualité définis par le Référentiel National Qualité, comme l’adaptation des formations aux publics cibles, l’accompagnement des stagiaires, et l’évaluation des compétences acquises.

Le respect de cette obligation est essentiel non seulement pour l’inscription sur EDOF, mais aussi pour garantir aux stagiaires des formations conformes aux standards de qualité exigés par l’État.

Conformité avec les attentes du CPF

Les formations inscrites sur EDOF doivent également répondre aux critères spécifiques du Compte Personnel de Formation (CPF). Cela implique :

• Proposer des formations éligibles au CPF, c’est-à-dire des formations qualifiantes ou certifiantes inscrites au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS).
• Fournir des informations claires et transparentes sur les contenus des formations, leurs objectifs, leurs modalités d’accès et les compétences visées. Ces informations doivent être régulièrement mises à jour pour garantir que les formations correspondent bien aux attentes des stagiaires et aux critères de financement du CPF.
• S’assurer de la traçabilité des actions de formation : cela inclut la gestion administrative des inscriptions, le suivi des présences, et l’évaluation des compétences acquises en fin de parcours. Ces éléments sont souvent contrôlés lors des audits de certification Qualiopi.

Impact des mises à jour législatives

Le cadre réglementaire de la formation professionnelle est régulièrement mis à jour pour s’adapter aux évolutions du marché du travail et aux politiques publiques. En tant qu’organisme de formation utilisant EDOF, il est essentiel de rester informé de ces changements législatifs pour garantir la conformité permanente de vos actions de formation. Par exemple :

• Réformes de la formation professionnelle : Elles peuvent impacter les critères d’éligibilité au CPF, les exigences de qualité ou les dispositifs de financement.
• Nouvelles obligations légales : La loi peut introduire de nouvelles exigences en termes de formation ou de gestion des financements publics, notamment en matière de transparence, de certification ou de lutte contre la fraude.
• Mises à jour de la certification Qualiopi : Les référentiels peuvent être ajustés, et il est crucial d’adapter vos pratiques pour conserver la certification nécessaire à votre présence sur EDOF.

Les défis rencontrés sur EDOF

L’utilisation de la Plateforme EDOF peut parfois présenter des défis pour les organismes de formation, en particulier lors de la gestion administrative et de la mise à jour des formations. Bien que la plateforme soit conçue pour simplifier l’inscription des formations éligibles au CPF, certains obstacles techniques ou administratifs peuvent survenir. Voici un aperçu des problèmes fréquents rencontrés et les solutions pour les surmonter, ainsi que les erreurs courantes à éviter.

Problèmes fréquents et solutions

1. Difficulté à obtenir la certification Qualiopi
   • Problème : Certains organismes rencontrent des difficultés à obtenir la certification Qualiopi, indispensable pour utiliser EDOF et proposer des formations financées par le CPF.
   • Solution : Il est recommandé de suivre une formation ou un accompagnement spécialisé pour bien comprendre les exigences de Qualiopi et s'assurer que vos processus sont conformes. Notre programme "Qualiopi en 4 semaines" peut vous aider à préparer votre certification sereinement.
2. Incompatibilité entre les formations et les critères CPF
   • Problème : Certaines formations ne sont pas éligibles au CPF car elles ne sont pas inscrites au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS).
   • Solution : Avant d'inscrire une formation sur EDOF, vérifiez qu’elle répond bien aux critères d’éligibilité du CPF. Il peut être nécessaire d'ajuster vos formations pour les rendre certifiantes ou qualifiantes.
3. Problèmes techniques lors de l'inscription
   • Problème : Des difficultés techniques peuvent survenir lors de la création d’un compte ou de la soumission des informations sur la plateforme (erreurs de connexion, problèmes d’affichage, etc.).
   • Solution : En cas de problème technique, il est conseillé de contacter rapidement l'assistance technique d'EDOF pour résoudre les incidents. De plus, veillez à utiliser un navigateur à jour et compatible avec la plateforme.
4. Retards dans la validation des inscriptions
   • Problème : Certains organismes peuvent rencontrer des délais dans la validation de leur compte ou la mise en ligne de leurs formations.
   • Solution : Il est important de bien vérifier que tous les documents nécessaires sont fournis et conformes (certification Qualiopi, documents légaux). En cas de retard, suivez régulièrement l’avancement de votre dossier via le service support d’EDOF.

Erreurs à éviter lors de la création ou de la mise à jour des formations

1. Informations incomplètes ou inexactes
   • Erreur : Ne pas fournir des informations suffisamment détaillées sur les formations (objectifs, contenu, modalités pédagogiques, etc.) peut entraîner un rejet de la formation ou une confusion pour les stagiaires.
   • Conseil : Assurez-vous que chaque formation est décrite avec précision. Incluez les objectifs d’apprentissage, les publics cibles, les prérequis, et veillez à ce que les informations tarifaires soient claires et à jour.
2. Ne pas tenir à jour les sessions et les dates
   • Erreur : Oublier de mettre à jour les dates ou d’annuler des sessions non maintenues peut nuire à votre crédibilité et compliquer la gestion des inscriptions.
   • Conseil : Mettez à jour régulièrement les informations sur les sessions de formation, notamment les dates, lieux et modalités (présentiel ou à distance). Assurez-vous que toutes les formations proposées sur Mon Compte Formation sont bien actives et à jour.
3. Sous-estimer l’importance de la traçabilité et du suivi
   • Erreur : Ne pas suivre rigoureusement la gestion des inscriptions, des présences ou des évaluations peut entraîner des problèmes lors d’un audit ou lors de la validation des financements CPF.
   • Conseil : Utilisez des outils performants, comme notre application ANAIA, pour suivre et gérer vos formations de manière centralisée et efficace. Assurez-vous également de respecter toutes les obligations légales liées à la traçabilité des actions de formation.
4. Proposer des formations non certifiantes
   • Erreur : Inscrire des formations non certifiantes ou non qualifiantes sur EDOF sans vérification préalable peut entraîner leur rejet par la plateforme.
   • Conseil : Vérifiez systématiquement que vos formations sont éligibles au CPF et qu’elles correspondent aux critères du RNCP ou du Répertoire Spécifique.

Comment ANAIA peut vous accompagner ?

Chez ANAIA, nous comprenons que la gestion des formations et l’obtention de la certification Qualiopi peuvent être des processus complexes et exigeants. C’est pourquoi nous avons développé des solutions adaptées pour vous accompagner à chaque étape, afin de vous permettre de réussir avec sérénité et efficacité.

Notre solution d’accompagnement pour obtenir la certification Qualiopi

Nous proposons un programme complet, “Qualiopi en 4 semaines”, conçu pour vous guider pas à pas vers l’obtention de la certification Qualiopi. Ce programme inclut :

• Un audit initial de vos pratiques actuelles pour identifier les points à améliorer et les processus à mettre en place.
• La création des documents nécessaires pour répondre aux exigences du référentiel Qualiopi, garantissant que votre organisme est en conformité avec les critères de qualité.
• La mise en place d’une démarche d’amélioration continue pour assurer que vos processus de formation respectent les normes en vigueur et évoluent avec les besoins.
• Un audit blanc pour vous préparer au mieux à l’audit final de certification.

Gestion efficace avec notre application ANAIA

Avec notre application ANAIA, vous pouvez :

• Gérer efficacement vos formations, suivre l’évolution des stagiaires, et assurer la conformité avec les obligations légales en un seul endroit.
• Automatiser les tâches administratives telles que la génération de conventions, d’attestations, et l’envoi d’évaluations de fin de formation.
• Centraliser les informations relatives aux formations et aux stagiaires pour une gestion simplifiée et transparente.

Notre application est spécialement conçue pour prendre en charge les aspects administratifs complexes, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel : offrir des formations de qualité.

Vous avez des questions ?

Si vous avez des questions sur la Plateforme EDOF ou si vous souhaitez en savoir plus sur comment notre solution ANAIA et nos formations peuvent vous aider à obtenir votre certification Qualiopi, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d’experts est à votre disposition pour vous fournir toutes les informations nécessaires et vous accompagner dans vos démarches.

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