Cette nouvelle série de mises à jour touche à peu près tous les recoins de l’application : la gestion des sessions, les tests de positionnement, le registre qualité, la prévention des violences et harcèlements, et la fiche entreprise.
Anaia est né d’un constat simple : les organismes de formation croulent sous des outils pensés par des développeurs, pas par des formateurs. Notre application est construite par des gens du métier, pour des gens du métier, avec un objectif qu’on ne perd jamais de vue : vous laisser vous concentrer sur l’essentiel, former avec qualité, sans passer vos soirées sur des formulaires.
C’est cette logique qui guide chaque évolution qu’on publie. Voici ce qui vient d’arriver sur votre espace Anaia.
Les sessions à dates fixes deviennent beaucoup plus rapides à gérer
C’est la mise à jour la plus attendue de cette série. Depuis une session à dates fixes, vous pouvez désormais créer le planning, attribuer les intervenants et générer toutes les feuilles d’émargement en une seule fois, directement depuis l’écran de planning, sans repasser session par session, journée par journée.
- Le planning peut être ajouté automatiquement en annexe de la convention.
- Les convocations affichent désormais l’heure de la séance ; si aucune heure n’a été renseignée, un message d’alerte vous le signale avant l’envoi.
- La vue Agenda intègre directement ces plannings, avec une sélection possible par formateur et un repérage visuel des chevauchements quand un même formateur est attendu à deux endroits en même temps.
Entrées-sorties permanentes et FOAD : place à la logique de parcours
Pour les formations à entrées-sorties permanentes, un planning classique n’a jamais vraiment collé à la réalité du terrain. Vous pouvez maintenant construire un parcours plutôt qu’un planning figé. La même logique s’applique aux entrées-sorties permanentes en FOAD, ce qui rend enfin lisible la distinction entre temps synchrones et temps asynchrones pour vos parcours à distance.
Réclamations, aléas et risques : un registre qualité enfin centralisé
Plusieurs registres qualité attendus par Qualiopi ont rejoint l’application : le registre des contacts, aléas et réclamations, le registre de gestion des risques, et le registre d’amélioration continue. L’idée est la même à chaque fois : moins de fichiers annexes, plus de suivi natif dans Anaia.
Quand un stagiaire ou un partenaire complète le formulaire de contact ou de réclamation depuis votre site, l’entrée s’enregistre automatiquement dans le registre. Si la remontée vous arrive par un autre canal (téléphone, mail, oral), une saisie simple suffit pour la consigner.
Autre nouveauté : un registre de gestion des risques, préchargé avec des données par défaut pour vous faire gagner du temps, mais entièrement modifiable : vous pouvez ajuster chaque ligne existante ou en ajouter de nouvelles propres à votre organisme.
Pourquoi ça compte : ces deux registres font partie des attendus de l’amélioration continue exigée par le référentiel Qualiopi. Les avoir à jour, sans ressaisie, sans fichier Excel parallèle, c’est autant de temps gagné le jour de l’audit.
La charte déontologique intégrée pour les bilans de compétences
Si vous proposez des bilans de compétences, la charte déontologique fait désormais partie des modèles disponibles. Vous pouvez l’activer en pied de page de votre site (au même endroit que vos CGV), et pour toute action de type bilan, elle est jointe automatiquement à la convocation, un point de conformité de moins à surveiller à la main.
Un dispositif complet de prévention des violences, harcèlements et discriminations
Ce sujet, imposé par le référentiel, méritait un vrai traitement plutôt qu’une case à cocher. Plusieurs nouveautés viennent le renforcer :
- La procédure de prévention et de traitement attendue par Qualiopi est désormais générée pour vous.
- Le paragraphe qui manquait dans le règlement intérieur a été ajouté. Tant que les informations nécessaires (coordonnées du référent, notamment) n’ont pas été complétées, un message d’avertissement vous le rappelle, et le document ne devient visible qu’une fois rempli.
- Le référent violences, harcèlement et discriminations apparaît maintenant automatiquement dans votre organigramme.
- Une fiche de poste dédiée à ce rôle a été créée, prête à personnaliser.
Dupliquer un référentiel existant pour aller plus vite
Vous pouvez désormais créer un nouveau référentiel à partir d’un référentiel existant, issu d’une autre formation, plutôt que de repartir d’une page blanche. Petit effet de bord pratique : si c’est un formateur partenaire qui crée le référentiel, il devient automatiquement concepteur de cette formation, et peut donc faire évoluer son référentiel de façon autonome, sans repasser par vous à chaque ajustement.
Tests de positionnement : la plus grosse évolution du lot
Les tests de positionnement ont été repensés en profondeur, avec en tête d’affiche un nouveau type de question : le QCM noté. Vous pouvez désormais construire de vrais tests de connaissances, à l’entrée comme à la sortie de formation, et pas seulement des questionnaires d’auto-évaluation.
- Vous pouvez maintenant créer un test même sans référentiel associé.
- De nouveaux types de questions sont disponibles.
- Chaque réponse peut recevoir des points, pour un calcul automatique du score à l’entrée comme à la sortie de formation.
- Si vous n’avez pas la liste des participants sous la main, le test peut être diffusé par simple lien ou par QR code.
La veille réglementaire à un clic, directement dans Gestion
Un lien vers l’outil de veille réglementaire a été ajouté directement dans l’onglet Gestion, pour que le suivi de la veille, lui aussi attendu par le référentiel, reste à portée de main plutôt que planqué dans un onglet à part.Stagiaires & entreprises
L’onglet Stagiaires devient « Stagiaires | Entreprises »
Petit changement de nom, grand changement d’usage : un stagiaire est désormais rattaché à une entreprise, et la liste de ses stagiaires est consultable directement depuis la fiche de l’entreprise. À la création d’un stagiaire, vous pouvez le rattacher à une entreprise existante ou créer l’entreprise à la volée si elle n’existe pas encore, Anaia rapproche les deux pour vous.
Vous pouvez aussi importer une liste de stagiaires d’un coup plutôt que de les saisir un par un, pratique pour démarrer une session ou reprendre un fichier existant.
Le passeport de compétences directement dans la fiche stagiaire
Les informations du passeport de compétences (numéro de sécurité sociale, date de naissance, fonction) se saisissent maintenant directement dans la fiche stagiaire, au même endroit que le reste de son dossier, plutôt que dans un document à part.Confort d’utilisation
Une cloche de notification a fait son apparition
Un détail, mais qui change le quotidien : une cloche de notification est apparue en haut de l’application, pour garder un œil sur ce qui demande votre attention sans avoir à fouiller dans chaque module.
Une application qui évolue avec votre métier
Chacune de ces mises à jour part du même endroit : du terrain, des retours d’organismes de formation qui utilisent Anaia au quotidien. C’est ce qui nous permet de rester un outil facilitant plutôt qu’une usine à gaz de plus.
Si vous êtes déjà utilisateur, ces nouveautés sont disponibles dès maintenant sur votre espace. Si vous préparez votre certification Qualiopi ou si vous cherchez à structurer votre démarche qualité, notre équipe propose aussi des formations et un accompagnement complet : audit de vos pratiques, création de vos documents, mise en place de l’amélioration continue et audit blanc avant le passage de la certification.
Testez gratuitement pendant 15 jours 👉 https://www.anaia.io/anaia-gestion-organisme-de-formation/
