Introduction
En France, pour exercer légalement, les organismes de formation doivent se conformer à un ensemble d'obligations légales. Les organismes de formation jouent un rôle essentiel dans le développement des compétences professionnelles. Ils offrent aux individus la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences, de se perfectionner dans leur domaine d'activité et de rester compétitifs sur un marché du travail en constante évolution. Ces obligations visent donc à garantir la qualité des formations proposées. Elles permettent la transparence financière et la conformité aux normes en vigueur.
Dans cet article, nous explorerons en détail les différentes obligations auxquelles sont soumis les organismes de formation en France. De l'obtention du numéro de déclaration d'activité à la certification Qualiopi en passant par la gestion financière, nous examinerons les étapes cruciales pour exercer cette activité de manière légale et efficace. En comprenant ces exigences, les organismes de formation pourront mieux se préparer à fournir des services de qualité. Ils contribueront au développement des compétences professionnelles en France.
Le Numéro de Déclaration d'Activité
Pour exercer légalement en tant qu'organisme de formation en France, il est impératif d'obtenir un numéro de déclaration d'activité. Cette obligation découle de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, qui définit clairement les actions relevant du domaine de la formation professionnelle.
Toute personne physique ou morale qui dispense des actions de développement des compétences, telles que les formations, les bilans de compétences, la validation des acquis de l'expérience, et les formations par apprentissage, est considérée comme un prestataire de formation. Cela inclut également les centres de formation d'apprentis (CFA), qui ont été inclus dans cette obligation à partir du 1er janvier 2019.
La déclaration doit être effectuée dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.
Comment obtenir mon NDA ?
La démarche pour obtenir un numéro de déclaration d'activité comprend les étapes suivantes :
Les documents à fournir
Avant de procéder à la demande, il est essentiel de réunir tous les documents requis :
- Une copie du justificatif d'attribution du numéro unique d'identification (Siren)
- Le Bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques
- Une copie de la 1ère convention de formation professionnelle ou du Bon de commande ou facture établi pour la réalisation de la prestation de formation ou du Premier contrat de formation professionnelle ou Contrat d'apprentissage.
- Pour les actions de formation par apprentissage, une copie des statuts
- Les informations concernant le contenu des actions, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés si elles ne figurent pas dans le contrat ou la convention de formation transmise.
Déposer ma demande
La demande doit ensuite être déposée à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de la région concernée.
FAIRE MA DEMANDE EN LIGNE : Vous pouvez soumettre la demande en ligne via le service Mon Activité Formation. Un guide pour la télédéclaration est généralement disponible sur le site web de la DREETS de votre région.
FAIRE MA DEMANDE PAR COURRIER : Vous pouvez également choisir de soumettre la demande par courrier en utilisant le formulaire réglementaire de déclaration d'activité d'un prestataire de formation, accompagné des pièces justificatives nécessaires auprès des services de votre région.
Examen de la Demande et délivrance du numéro
Une fois le dossier complet reçu par la DREETS, un numéro d'enregistrement est attribué dans les 30 jours suivants. Ce numéro doit être mentionné sur tous les documents administratifs et promotionnels de l'organisme de formation.
Il est important de se familiariser avec les exigences spécifiques à votre domaine d'activité. Assurez-vous que votre organisme les remplit avant de soumettre la demande. L'obtention de ce numéro est une étape cruciale pour exercer légalement et de manière transparente dans le domaine de la formation professionnelle en France. N'hésitez pas à vous faire accompagner dans vos démarches et procédures pour éviter un refus.
Bilan Pédagogique et Financier
Une autre obligation essentielle pour les organismes de formation en France concerne la présentation d'un bilan financier annuel de formation. Cette exigence vise à assurer la transparence financière et à garantir que les ressources sont utilisées de manière adéquate pour la prestation de services de qualité.
Les organismes de formation en France sont tenus de fournir un bilan financier annuel de formation dans le cadre de leurs obligations légales. Ce bilan a pour but de rendre compte de manière transparente de l'utilisation des fonds alloués aux formations et de s'assurer que les ressources sont gérées de manière responsable.
Quelles informations doivent figurer dans ce bilan :
Le bilan financier de formation doit contenir un certain nombre d'informations clés, notamment :
- Revenus et dépenses : Il doit détailler les revenus générés par les activités de formation (vente de formations, subventions, etc.) ainsi que les dépenses liées à la prestation de ces formations (salaires, matériel pédagogique, frais de déplacement, etc.).
- Liste des formations : Le bilan doit inclure une liste des formations proposées par l'organisme, avec des informations sur le nombre d'apprenants, les coûts associés et les revenus générés pour chaque formation.
- Fonds de formation : Il devrait également indiquer comment les fonds destinés à la formation ont été utilisés, y compris les investissements dans l'amélioration de la qualité des formations.
- Résultats financiers : Le bilan doit révéler si l'organisme de formation a généré un bénéfice ou un déficit au cours de l'année, et comment ces résultats ont été atteints.
Comment le préparer :
Pour préparer un bilan financier de formation, l'organisme doit suivre certaines étapes :
- Collecte des données : Rassemblez toutes les informations financières pertinentes, y compris les relevés bancaires, les factures, les contrats de formation, etc.
- Comptabilité précise : Assurez-vous que la comptabilité de l'organisme est précise et à jour. Toutes les transactions financières liées à la formation doivent être correctement enregistrées.
- Préparation des documents : Créez un document formel qui présente clairement les données financières de l'organisme de manière à ce qu'elles soient compréhensibles pour les autorités et les parties prenantes.
- Vérification : Il est recommandé de faire vérifier le bilan par un expert-comptable ou un auditeur financier pour garantir son exactitude.
Comment remplir votre BPF ?
Renseignez le formulaire en ligne sur le site de télédéclaration "Mon activité de formation".
La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à la DREETS. Dans ce cas, les organismes ne peuvent plus organiser d’actions de formation et doivent introduire une nouvelle demande s’ils souhaitent reprendre cette activité.
Le bilan financier de formation est un élément crucial de la gestion transparente des ressources dans le secteur de la formation professionnelle en France. En le préparant de manière adéquate et en respectant les exigences légales, les organismes de formation peuvent démontrer leur engagement envers la qualité et la responsabilité financière.
Comptabilité et Commissaire au Compte
Les règles comptables spécifiques aux organismes de formation
La comptabilité des organismes de formation en France est soumise à des règles spécifiques pour garantir la transparence financière et la conformité aux normes en vigueur. Ces règles visent à assurer que les ressources financières sont gérées de manière responsable et que les fonds alloués à la formation professionnelle sont utilisés de manière appropriée.
En général, les organismes de formation doivent tenir une comptabilité précise de toutes leurs transactions financières liées à la formation, y compris les revenus provenant des formations, les dépenses pour l'organisation des formations, les frais de personnel, les coûts matériels, etc. Une tenue de comptabilité soignée permet de présenter des états financiers clairs et fiables.
Quand est-il nécessaire d'avoir un commissaire aux comptes en fonction du chiffre d'affaires
La nécessité de nommer un commissaire aux comptes pour l'organisme de formation dépend du chiffre d'affaires annuel réalisé. En France, la loi fixe des seuils de chiffre d'affaires au-delà desquels l'intervention d'un commissaire aux comptes est obligatoire. Ces seuils varient en fonction de la structure juridique de l'organisme.
En règle générale, les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :
- trois salariés en contrat à durée indéterminée ;
- 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources ;
- 230 000 € au total du bilan.
Des règles propres aux organismes de formation de droit public existent aussi, notamment l’obligation de tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation.
En résumé, les organismes de formation en France doivent se conformer à des règles comptables spécifiques et, en fonction de leur chiffre d'affaires annuel et de leur forme juridique, ils peuvent être tenus de nommer un commissaire aux comptes pour auditer leurs comptes financiers.
Certification Qualiopi
L'importance de la certification Qualiopi pour l'accès aux différents financements de la formation
Bien que non obligatoire, la certification Qualiopi est un élément essentiel pour les organismes de formation en France, car elle ouvre la voie à de nombreuses opportunités de financement. En obtenant cette certification, les organismes démontrent leur engagement envers la qualité de leurs formations et renforcent leur crédibilité auprès des partenaires et des clients. Voici pourquoi la certification Qualiopi est si importante :
- Accès aux financements publics : La certification Qualiopi est exigée pour accéder aux financements publics de la formation professionnelle, notamment ceux gérés par les OPCO (Opérateurs de Compétences), Pôle Emploi, et d'autres organismes financeurs. Sans cette certification, il sera impossible d'obtenir des subventions pour vos formations.
- Confiance des clients : Les entreprises et les individus cherchent à investir dans des formations de qualité qui répondent à leurs besoins. La certification Qualiopi est un gage de qualité qui rassure les clients potentiels quant à la pertinence et à la valeur ajoutée de vos formations.
- Compétitivité sur le marché : Dans un marché de la formation de plus en plus concurrentiel, la certification Qualiopi vous démarque de la concurrence en démontrant votre engagement envers l'excellence et la satisfaction des clients.
Critères et étapes pour obtenir cette certification
L'obtention de la certification Qualiopi passe par un processus rigoureux comprenant plusieurs critères et étapes. Voici les principales :
- Conformité aux normes : L'organisme de formation doit respecter les normes de qualité définies par le référentiel national Qualiopi. Ces normes couvrent divers aspects, notamment la conception des formations, les moyens pédagogiques, la qualification du personnel, la satisfaction des apprenants, la gestion administrative, et la transparence financière.
- Préparation : Il est essentiel de bien se préparer avant de solliciter la certification. Cela inclut la mise en place de procédures internes, la documentation des processus, et la formation du personnel sur les exigences de la certification.
- Audit par un organisme certificateur : Une fois prêt, l'organisme de formation doit solliciter un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité Français d'Accréditation) pour réaliser un audit. Cet audit évalue la conformité de l'organisme aux normes Qualiopi.
- Obtention de la certification : Si l'organisme de formation réussit l'audit avec succès et répond aux critères de qualité, il obtient la certification Qualiopi. Cette certification a une durée de validité limitée (souvent de trois ans) et doit être renouvelée périodiquement.
- Communication et promotion : Une fois certifié, l'organisme peut utiliser le label Qualiopi dans sa communication et sa promotion pour attirer davantage de clients et de partenaires.
La certification Qualiopi est un atout majeur pour les organismes de formation, car elle facilite l'accès aux financements et renforce leur réputation sur le marché. Elle montre l'engagement envers la qualité et l'amélioration continue, ce qui est essentiel pour prospérer dans le secteur de la formation professionnelle en France.
Pour vous aider à démarrer, nous proposons une consultation gratuite. Durant cette session, nous discuterons de vos besoins spécifiques, évaluerons votre état de préparation actuel pour la certification, et vous présenterons comment nos services peuvent vous aider.
Conclusion
Dans cet article, nous avons exploré les principales obligations légales auxquelles les organismes de formation en France doivent se conformer. Voici un récapitulatif de ces obligations essentielles :
- Numéro de Déclaration d'Activité : Tout organisme de formation doit obtenir un numéro de déclaration d'activité pour exercer légalement. Cette démarche implique des étapes précises, notamment la collecte des documents requis et la soumission de la demande auprès du Service régional de contrôle de la formation professionnelle.
- Bilan Pédagogique et Financier : Les organismes de formation sont tenus de fournir un bilan financier annuel de formation, qui doit contenir des informations précises sur les ressources financières et les dépenses liées à la formation.
- Comptabilité et Commissaire au Compte : Les règles comptables spécifiques doivent être respectées, et la nomination d'un commissaire aux comptes peut être nécessaire en fonction du chiffre d'affaires annuel de l'organisme.
- Certification Qualiopi : La certification Qualiopi est cruciale pour accéder aux financements de la formation et gagner la confiance des clients. Elle implique la conformité aux normes de qualité et un processus d'audit par un organisme certificateur accrédité.
L'importance de respecter ces obligations pour l'intégrité et la légalité de l'activité :
Le respect de ces obligations légales est vital pour les organismes de formation en France. Non seulement elles garantissent la conformité aux lois et règlements en vigueur, mais elles ouvrent également la porte à de nombreuses opportunités. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions légales, des difficultés d'accès aux financements, des litiges avec les clients, et une perte de crédibilité sur le marché.
Il est donc essentiel pour tout organisme de formation de s'informer en détail sur ces obligations, de les respecter scrupuleusement et de s'assurer de leur conformité tout au long de leur activité. En fin de compte, le respect de ces obligations contribue à l'intégrité et à la légalité de l'activité de formation professionnelle en France, tout en renforçant la confiance des clients et des partenaires.
