En présentiel, en visio, en e-learning… Les obligations ne disparaissent pas derrière un écran. Faisons le point sur ce que tout formateur doit savoir.
Introduction : Une erreur que presque tout le monde fait
Vous avez animé une belle journée de formation. L’ambiance était bonne, le groupe dynamique. Alors vous sortez votre téléphone, prenez une photo du groupe, et la publiez sur LinkedIn avec un petit mot enthousiaste. Ou bien vous lancez l’enregistrement sur Zoom avant même que tout le monde soit connecté, histoire de ne rien rater. Ou encore vous utilisez une vidéo d’une session précédente pour illustrer votre page de présentation.
Ces gestes semblent anodins. Ils sont pourtant potentiellement illégaux.
Le droit à l’image est l’un des sujets les moins bien maîtrisés dans le monde de la formation professionnelle. Et le passage massif au distanciel et à la visioconférence a considérablement compliqué la donne. Car derrière un écran, les réflexes changent, mais les obligations, elles, restent exactement les mêmes.
Qu’est-ce que le droit à l’image ? Le cadre juridique en clair
Le droit à l’image repose sur un principe simple, mais fondamental : chaque individu détient un droit exclusif sur son image et son utilisation, lui permettant de s’opposer à toute reproduction et diffusion sans son consentement explicite.
Ce droit découle directement de l’article 9 du Code civil et de l’article L1121-1 du Code du travail, qui garantissent le respect de la vie privée. Il s’étend à toutes les formes d’images : photographies, vidéos, captures d’écran, et même les dessins permettant d’identifier une personne.
Depuis 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est venu renforcer ce cadre. Dans le cadre du RGPD, l’image est considérée comme une donnée personnelle dès lors que la personne est identifiée ou identifiable. Autrement dit, filmer ou photographier un stagiaire, c’est collecter une donnée personnelle, avec toutes les obligations qui en découlent.
Ce que dit concrètement la loi :
Le RGPD a introduit une exigence de formalisme dans la collecte du consentement : il doit être préalable, libre, éclairé, univoque et recueilli par écrit. Cette formalité écrite est une évolution notable par rapport à la jurisprudence antérieure qui admettait un consentement verbal ou même tacite.
Cela signifie qu’un simple « tout le monde est d’accord ? » lancé en début de session ne suffit plus. Ni le fait que vos stagiaires ne protestent pas.
À noter aussi : un consentement donné pour être photographié ne permet pas la diffusion de cette photo. Un consentement explicite spécifique à cette diffusion est nécessaire. Concrètement, autoriser une photo de groupe ne vaut pas autorisation de la publier sur vos réseaux sociaux.
En présentiel : les erreurs classiques des formateurs
Voici les situations les plus fréquentes que l’on rencontre dans les organismes de formation, et qui peuvent poser problème :
Publier une photo de groupe sur les réseaux sociaux sans accord écrit. C’est l’erreur numéro un. Même si vos stagiaires sourient sur la photo, même s’ils semblaient ravis, l’absence d’autorisation écrite vous expose à une plainte.
Utiliser une vidéo de session dans vos supports de communication ou sur votre site. Filmer pour une utilisation pédagogique interne est différent de diffuser pour valoriser votre activité. Ce sont deux finalités distinctes, qui nécessitent deux consentements distincts.
Photographier le tableau blanc ou un écran lors d’un exercice, avec des participants en arrière-plan. Même involontairement, si une personne est identifiable sur l’image, son consentement est requis.
Partager des photos dans le chat de groupe de la formation. Si ce chat est accessible à d’autres personnes que les participants de la session, vous diffusez potentiellement sans autorisation.
Conserver des photos ou vidéos indéfiniment. La durée de conservation doit être liée à la finalité. Au-delà, les enregistrements doivent être supprimés ou anonymisés.
Formation à distance et visioconférence : un terrain encore plus glissant
Avec la démocratisation de Zoom, Teams et Google Meet dans la formation professionnelle, de nouvelles pratiques à risque ont émergé, souvent sans que les formateurs en aient conscience.
Enregistrer une session sans informer les participants
En France, la loi interdit d’enregistrer une conversation à l’insu de ses participants. L’article 226-1 du Code pénal prévoit que l’enregistrement d’une personne à son insu, sans son consentement, est passible de sanctions.
Cela s’applique pleinement aux sessions de visioconférence. Appuyer sur « Enregistrer » au début d’une formation sans en avoir informé les participants au préalable et obtenu leur accord est une infraction.
Activer la caméra de façon obligatoire
La CNIL a pris position sur ce point. Elle recommande de ne pas imposer l’activation de la caméra des participants lors de visioconférence, en application du principe de minimisation des données prévu par le RGPD. Ce principe s’applique également dans le cadre de la formation : vous ne pouvez pas conditionner la participation à l’activation de la webcam.
Les outils de transcription et d’IA intégrés aux plateformes
C’est un sujet émergent mais crucial. Les principales plateformes (Zoom, Teams, Google Meet) interdisent l’ajout automatique de bots d’enregistrement sans accord préalable. Or de nombreux formateurs activent des outils de transcription automatique (comme Otter.ai, Read.ai ou les fonctions natives de Teams) sans en informer leurs participants. L’article 6 du RGPD exige une base légale claire pour tout traitement de données personnelles, y compris l’audio.
Diffuser un replay
Enregistrer une session pour en faire un replay disponible sur votre plateforme e-learning, c’est une tout autre finalité que l’enregistrement initial. Cela implique d’adapter la durée de conservation au cycle de vie du contenu, et surtout, cela nécessite un consentement explicite et distinct des participants visibles à l’image.
E-learning et contenus vidéo : quand le formateur est lui-même à l’image
La création de contenus digitaux ouvre une autre dimension du problème.
Intégrer des témoignages vidéo de stagiaires dans un module e-learning est une pratique très répandue pour rendre les formations plus vivantes. Mais chaque participant dont le visage, la voix ou le témoignage apparaît dans le contenu doit avoir signé une autorisation spécifique, mentionnant explicitement cet usage.
Réutiliser des extraits de sessions enregistrées comme ressources pédagogiques pose le même problème. Un enregistrement fait pour un groupe à une date donnée n’autorise pas sa réutilisation dans d’autres contextes, pour d’autres apprenants, à une date ultérieure.
Et si c’est le formateur qui est filmé ? Un formateur qui produit des contenus vidéo pour un organisme tiers doit être attentif à ses propres droits. La cession des droits d’image doit être formalisée par écrit, en précisant les supports, la durée et le territoire d’exploitation.
En cas de diffusion sur internet, le consentement doit être renouvelé régulièrement, au maximum tous les 3 ans. Cela signifie qu’un module e-learning contenant l’image d’un stagiaire ne peut pas rester en ligne indéfiniment sans vérification de la validité du consentement initial.
Quelles sanctions encourt-on vraiment ?
Les risques sont de trois ordres, et ils ne sont pas négligeables.
Sur le plan civil, toute personne dont l’image a été utilisée sans consentement peut saisir le tribunal et demander des dommages et intérêts. Les montants accordés par les juges peuvent être significatifs, même pour une simple publication sur les réseaux sociaux.
Sur le plan pénal, l’enregistrement d’une personne à son insu, sans son consentement, est passible de sanctions pénales au titre de l’article 226-1 du Code pénal.
Sur le plan administratif, les sanctions RGPD sont les plus dissuasives. Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions administratives lourdes, pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Si ces montants concernent plutôt les grandes entreprises, la CNIL a déjà sanctionné des structures bien plus modestes.
Au-delà des sanctions, il y a aussi la réputation. Un formateur ou un organisme de formation dont un stagiaire se plaint publiquement d’une utilisation non consentie de son image peut voir sa crédibilité sérieusement entamée, dans un secteur où la confiance est un pilier fondamental.
Les bonnes pratiques à mettre en place dès maintenant
La bonne nouvelle, c’est que se mettre en conformité n’est pas si compliqué. Voici ce qu’il faut faire concrètement.
En présentiel :
Préparez un formulaire de consentement à faire signer avant chaque session. Il doit mentionner : l’identité de l’organisme, la description des images (photos, vidéos), les finalités d’utilisation (communication, supports pédagogiques, réseaux sociaux…), les supports de diffusion, la durée de conservation, et le droit de retrait à tout moment. Un modèle est disponible sur le site de la CNIL.
En visioconférence :
Informez systématiquement les participants par écrit avant la session (dans le mail de convocation) que la session sera enregistrée, et pour quelle finalité. Ajoutez une annonce orale en début de session. Si un participant refuse, des alternatives (prises de notes uniquement) doivent être envisagées. Ne conditionnez jamais la participation à l’acceptation de l’enregistrement.
Pour vos contenus e-learning :
Faites signer une autorisation spécifique pour chaque utilisation de témoignage ou d’image dans vos modules. Gardez une copie signée dans vos dossiers. Prévoyez une date de révision et un processus de suppression ou de remplacement des contenus une fois les autorisations expirées.
Pour tous les cas :
Tenez un registre des traitements (obligatoire dès que vous collectez des données personnelles), et documentez vos pratiques. Ces éléments pourront vous être demandés en cas de contrôle ou d’audit Qualiopi.
Droit à l’image et Qualiopi : le lien souvent oublié
C’est un point que beaucoup d’organismes de formation découvrent au moment de leur audit, parfois trop tard.
Lors d’un audit Qualiopi, l’auditeur ne se limite pas à vérifier la qualité pédagogique des formations : il évalue également le respect du RGPD. Plusieurs aspects sont examinés en détail : la gestion des données personnelles des apprenants et des formateurs, les mesures de sécurité mises en place, la traçabilité des traitements et des consentements collectés.
Une mauvaise application du RGPD peut entraîner des sanctions, mais aussi compromettre la certification Qualiopi. Ce n’est donc pas un sujet périphérique, c’est un enjeu central de votre démarche qualité.
La conformité Qualiopi implique un engagement envers la qualité et la transparence, ce qui inclut le respect des lois et règlements en matière de protection des données. Vos formulaires de consentement, votre registre des traitements, vos politiques de conservation et de suppression des données : tout cela fait partie des preuves que vous devrez être en mesure de présenter à votre auditeur.
En distanciel comme en présentiel, les enregistrements de sessions, les replays, les témoignages vidéo intégrés à vos modules e-learning sont autant d’éléments qui peuvent être scrutés. Mieux vaut les avoir cadrés en amont.
Vous avez des questions ? On est là pour vous accompagner.
Le droit à l’image, le RGPD, la conformité Qualiopi… Ces sujets peuvent sembler complexes à première vue. Mais avec les bons outils et le bon accompagnement, ils deviennent de véritables leviers de professionnalisation.
Chez ANAIA, nous accompagnons les organismes de formation à structurer leurs pratiques, mettre en place leurs documents, et aborder leur certification Qualiopi avec sérénité. Notre formation « Créer et développer une activité de formation professionnelle« vous guide pas à pas à travers toutes les exigences du référentiel, y compris la gestion des données personnelles et les obligations liées au numérique.
Et si vous développez ou souhaitez développer des formations à distance, notre programme « Développer une offre de formation digitalisée« vous aidera à construire des parcours conformes, efficaces et pédagogiquement solides.
Une question sur ce que vous venez de lire ? Une situation concrète dont vous n’êtes pas sûr ? Contactez-nous directement, nous serons ravis d’échanger avec vous et de vous orienter vers la solution la mieux adaptée à votre contexte.
