L’année 2025 s’affirme comme une année charnière pour la formation professionnelle en France. Dans une dynamique de réforme continue, une nouvelle étape de modernisation est franchie avec la parution d’un texte réglementaire qui touche au cœur même du démarrage de toute activité de formation : la déclaration d’activité.
Le décret n° 2025-728, publié au Journal Officiel le 31 juillet 2025, vient redessiner les contours de cette démarche administrative fondamentale. Applicable dès le lendemain de sa publication, soit le 1er août 2025, il introduit des changements majeurs concernant les pièces à fournir, les délais d’instruction et la procédure elle-même.
Que vous soyez un futur formateur indépendant, sur le point de créer votre organisme de formation, ou un acteur déjà établi, ce décret vous concerne directement.
Qu’est-ce que la déclaration d’activité ? Un rappel essentiel
Avant de plonger dans les détails du nouveau décret, il est primordial de reposer le cadre. Pour les non-initiés qui découvriraient cette procédure, la déclaration d’activité est bien plus qu’une simple formalité.
Une obligation légale pour tous les prestataires
Inscrite dans le Code du travail, cette démarche est une obligation légale pour toute personne physique (formateur indépendant, micro-entrepreneur) ou morale (société, association) qui réalise des prestations de formation professionnelle. Elle doit être effectuée dès la conclusion du premier contrat ou de la première convention de formation.
L’objectif pour l’État est double :
- Recenser l’ensemble des acteurs de la formation pour avoir une vision claire du marché.
- S’assurer que les prestataires respectent un certain nombre d’obligations légales et réglementaires, protégeant ainsi les clients (entreprises, individus) et les fonds publics ou mutualisés qui financent la formation.
Le sésame : le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
Une fois votre dossier de déclaration d’activité instruit et validé par la DREETS – Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, vous vous voyez attribuer un Numéro de Déclaration d’Activité, aussi appelé NDA.
Ce numéro est essentiel. Il doit figurer sur l’ensemble de vos documents commerciaux : conventions de formation, contrats, devis et factures. Son absence est une anomalie qui peut remettre en cause la légalité de vos prestations.
Il est crucial de comprendre que le NDA n’est ni un label, ni une certification, ni un agrément de l’État. Il atteste simplement que vous avez rempli votre obligation déclarative et que vous êtes enregistré en tant que prestataire. Il ne préjuge en rien de la qualité de vos formations, qui, elle, est validée par d’autres mécanismes, notamment la certification Qualiopi.
Pour une exploration plus détaillée de ce qu’implique le NDA au quotidien, nous vous invitons à consulter notre article dédié : Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité ?
Maintenant que le cadre est posé, voyons comment le décret n° 2025-728 vient le transformer.
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Analyse détaillée des changements du décret
Le décret modifie le Code du travail sur plusieurs points précis. Nous les avons décortiqués pour vous, en expliquant non seulement la nouvelle règle, mais aussi ses implications pratiques.
1. Une nouvelle pièce justificative : L’identité du déclarant au centre du dossier
C’est sans doute le changement le plus visible pour quiconque s’apprête à remplir un dossier de déclaration d’activité. Le décret instaure une nouvelle obligation pour tous, sans exception.
La nouvelle règle : Le texte est très clair. Il faut désormais joindre à la déclaration :
« La copie d’une pièce d’identité en cours de validité du déclarant pour les personnes physiques ou du dirigeant pour les personnes morales ou la production d’un justificatif numérique d’identité dont la certification est garantie par l’Etat. »
Décryptage et implications :
- Pour les formateurs indépendants (entreprise individuelle, micro-entreprise) : Vous devrez scanner ou photographier votre carte d’identité, votre passeport ou tout autre document officiel en cours de validité et l’ajouter à votre dossier.
- Pour les sociétés (SASU, EURL, SARL, etc.) : C’est la pièce d’identité du dirigeant légal (le gérant, le président) qui devra être fournie.
- L’alternative numérique : Le décret anticipe l’avenir en mentionnant un « justificatif numérique d’identité ». Cela fait écho aux solutions d’identité numérique sécurisées développées par l’État, comme FranceConnect+ ou l’application France Identité, qui permettent de prouver son identité en ligne de manière certifiée.
Pourquoi ce changement ? L’objectif principal est de renforcer la fiabilité du processus de déclaration d’activité. En s’assurant de l’identité de la personne qui porte juridiquement la responsabilité de l’organisme de formation, l’administration cherche à :
- Lutter contre la fraude : Empêcher la création d’organismes de formation « fantômes » ou l’usurpation d’identité dans un secteur où circulent des fonds importants.
- Responsabiliser les acteurs : Lier clairement l’entité de formation à une personne physique responsable.
Cette nouvelle pièce, simple en apparence, alourdit légèrement le dossier mais renforce considérablement la sécurité de l’ensemble de l’écosystème.
2. Pour les micro-entrepreneurs : Une déclaration d’activité allégée
Le décret reconnaît la spécificité des plus petites structures et leur apporte une simplification administrative bienvenue lors de la phase de déclaration.
La nouvelle règle : Un régime dérogatoire est créé pour les organismes qui remplissent deux conditions cumulatives :
- Relever du régime micro-social (celui des micro-entrepreneurs).
- Avoir un chiffre d’affaires qui ne dépasse pas le plafond de ce régime pour les prestations de services, soit 77 700 € hors taxes par an.
Ces organismes sont désormais dispensés de joindre à leur dossier initial les pièces suivantes :
- La copie de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle signé.
- La liste des formateurs intervenant pour le compte de l’organisme, avec leurs titres et qualités.
Attention, une dispense n’est pas une suppression ! Cette simplification doit être bien comprise. Le décret précise que l’organisme :
« tient à disposition de l’administration, pour lui transmettre à sa demande, une copie de la convention ou du contrat […] ».
Autrement dit, vous devez toujours établir ce premier contrat avant de faire votre déclaration, et vous devez avoir identifié vos intervenants (vous ou externes). Simplement, vous n’avez plus à charger ces documents dans le dossier de déclaration d’activité initial. L’administration peut cependant vous les réclamer à tout moment durant l’instruction de votre dossier ou lors d’un contrôle ultérieur.
De plus, une nouvelle obligation compensatoire apparaît :
« L’organisme complète sa déclaration par une présentation succincte de son activité, dont le modèle est fixé par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle. »
Impact pratique : Cet allègement est une excellente nouvelle pour les formateurs qui se lancent seuls. Il réduit la charge administrative au démarrage et simplifie la constitution du dossier. Cependant, il ne faut surtout pas négliger la nécessité d’avoir un premier contrat en bonne et due forme prêt à être présenté. La rigueur administrative reste de mise.
Chez ANAIA, nous pensons que cet allègement vise tout particulièrement les formateurs indépendants qui interviennent en sous-traitance pour d’autres organismes de formation. En effet, tout prestataire, même sous-traitant, doit posséder son propre Numéro de Déclaration d’Activité. Or, la démarche peut sembler complexe pour ces acteurs. Il faut savoir qu’un contrat de sous-traitance est une pièce tout à fait valide qui peut faire office de « premier contrat » pour constituer son dossier. En simplifiant la procédure pour les micro-entrepreneurs, statut très répandu chez les formateurs indépendants, l’administration lève un frein administratif important. L’objectif est clair : encourager la régularisation, car beaucoup trop de formateurs indépendants ignorent encore cette obligation ou y renoncent, et ne sont donc pas déclarés à ce jour. Cette mesure est un pas dans la bonne direction pour que chaque acteur de la chaîne de la formation soit correctement enregistré.
3. Délais d’instruction : Le nouveau point de vigilance
C’est probablement le changement le plus impactant sur le plan opérationnel. Si vous prévoyez de lancer votre activité, vous devez impérativement intégrer cette nouvelle donnée dans votre rétroplanning.
La nouvelle règle : Le décret modifie l’article R. 6351-6 du Code du travail et remplace les mots « trente jours » par les mots « deux mois ».
Décryptage et implications : Le délai légal dont dispose l’administration (la DREETS) pour instruire votre dossier de déclaration d’activité est tout simplement doublé.
- Avant le 1er août 2025 : L’administration avait 30 jours pour vous envoyer votre récépissé avec votre NDA ou, le cas échéant, vous notifier un refus. Passé ce délai, le silence de l’administration valait enregistrement.
- À partir du 1er août 2025 : Ce délai est porté à 2 mois.
Pourquoi un tel allongement ? Plusieurs facteurs peuvent l’expliquer :
- Le volume croissant de demandes de déclaration d’activité.
- La volonté de donner aux agents de contrôle plus de temps pour effectuer des vérifications approfondies, notamment avec la nouvelle pièce d’identité à contrôler.
- Harmoniser les délais avec d’autres procédures administratives.
Conséquences pour les porteurs de projet : L’impact est direct sur votre business plan. Un délai de deux mois est une longue période pendant laquelle vous ne pouvez légalement ni facturer, ni recevoir de fonds de la part des financeurs (Pas de certification Qualiopi) pour vos actions de formation. Vous devez donc anticiper votre démarche au moins 3 mois avant la date de début de votre première formation pour être certain d’avoir obtenu votre NDA.
4. La dématérialisation : La procédure de déclaration d’activité passe au 100% numérique
L’ère du dossier papier est révolue. Le décret ancre la dématérialisation comme le canal unique et officiel pour la déclaration d’activité.
La nouvelle règle : Le décret entérine et détaille les modalités des échanges numériques. Il est précisé que :
- Les échanges entre les prestataires et les agents de contrôle se font via le téléservice prévu à cet effet.
- Le récépissé d’enregistrement (votre précieux NDA) ou la décision de refus peuvent être envoyés par voie électronique, dans des conditions qui garantissent la date d’envoi et de réception.
Impact pratique : La procédure se déroulera exclusivement en ligne sur la plateforme « Ma Démarche Formation ». Cela présente plusieurs avantages :
- Traçabilité : Vous disposez d’une preuve de dépôt et d’un suivi en temps réel de votre dossier.
- Rapidité des échanges : Les demandes de pièces complémentaires et vos réponses sont quasi instantanées.
- Sécurité : Les plateformes de l’État offrent un cadre sécurisé pour la transmission de vos données.
Pour les personnes moins à l’aise avec le numérique, cela peut représenter un défi. Il sera important de bien suivre les guides utilisateurs et de ne pas hésiter à se faire accompagner si besoin.
5. Procédure : Suppression du recours administratif préalable
C’est un changement plus technique, mais qui a son importance en cas de litige avec l’administration.
La nouvelle règle : Le décret supprime l’existence d’un recours administratif préalable obligatoire contre une décision prise à la suite d’un contrôle. Concrètement, l’article R. 6362-6 du Code du travail, qui prévoyait cette étape, est abrogé.
Décryptage et implications : Auparavant, si votre déclaration d’activité était annulée après un contrôle, vous deviez peut-être obligatoirement contester cette décision d’abord auprès de l’administration elle-même (le préfet de région) avant de pouvoir saisir le tribunal administratif.
Avec la suppression de cette étape, la voie vers le contentieux judiciaire est potentiellement plus directe. En cas de désaccord avec une décision de refus ou d’annulation, vous pourrez vous tourner plus rapidement vers le juge administratif. Cela pourrait accélérer la résolution des litiges.
Conclusion : S’adapter pour mieux démarrer
Le décret du 29 juillet 2025 ne bouleverse pas la finalité de la déclaration d’activité, mais il en modernise profondément les moyens. En résumé, la nouvelle procédure se veut :
- Plus sécurisée, avec l’exigence d’une pièce d’identité.
- Plus simple pour les micro-entrepreneurs, qui voient leur dossier initial allégé.
- Plus longue, avec un délai d’instruction qui double et impose une anticipation accrue.
- Totalement dématérialisée, faisant du numérique le canal exclusif.
Pour tous les professionnels de la formation, l’adaptation est le maître-mot. Ces nouvelles règles, en vigueur depuis le 1er août 2025, sont désormais la norme. En les comprenant et en les anticipant, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que votre déclaration d’activité se déroule sans accroc et que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de vos compétences et celles de vos clients.
Vous souhaitez passer à l’action ?
La lecture de ce décret a confirmé votre projet de vous lancer dans la formation professionnelle ? Vous voyez plus clair dans les démarches mais une aide experte pour sécuriser votre lancement vous serait utile ? C’est précisément notre mission chez ANAIA.
Si vous souhaitez créer votre activité de formation, nous pouvons vous accompagner. Nous formons et accompagnons chaque jour des professionnels de la formation dans les étapes cruciales de leur développement. Que ce soit pour l’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), la préparation de la certification Qualiopi, la création de vos premières formations en ligne ou la professionnalisation de votre pratique, nos équipes sont à vos côtés.
Ne laissez pas les démarches administratives freiner votre projet. Contactez-nous pour transformer votre expertise en une activité de formation professionelle et conforme.
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À bientôt
