ANAIA : les nouveautés pour gérer votre organisme de formation

Chez ANAIA, nous avons une conviction simple : un organisme de formation devrait passer la majorité de son temps à former, pas à courir derrière les conventions, les attestations et les feuilles d’émargement. C’est pour ça que notre application a été conçue par des formateurs, pour des formateurs. Et c’est aussi pour ça qu’elle continue d’évoluer, au rythme des retours du terrain.

Aujourd’hui, on vous présente les dernières nouveautés qui viennent d’arriver dans ANAIA. Toutes ont un point commun : elles répondent à des frictions concrètes que vous nous avez remontées. Moins de clics, plus de visibilité, et une conformité Qualiopi qui devient (enfin) lisible au quotidien.

1. Une vue stagiaires plus claire grâce à de nouveaux filtres

L’écran Stagiaires est sans doute celui que vous consultez le plus souvent. C’est aussi celui qui pouvait devenir compliqué dès que votre liste s’allongeait : entreprises et particuliers mélangés, dossiers en attente noyés dans la masse, et des allers-retours permanents entre plusieurs vues pour savoir « qui doit faire quoi ».

Bonne nouvelle : la vue Stagiaires a été repensée avec un système de filtres à deux niveaux, qui vous permet de segmenter votre base en un clic.

Premier niveau : filtrer par type de stagiaire :

• Tous
• Particuliers
• Entreprises

Pratique pour préparer un mailing entreprise, suivre vos demandes individuelles, ou simplement avoir une vision claire de la composition de votre portefeuille.

Second niveau : filtrer par action à réaliser :

• Convention à relancer : Repérez en un clic les conventions encore non signées
• Sortie à réaliser : Identifiez les stagiaires dont la sortie de formation reste à finaliser
• Évaluation à réaliser : Visualisez les évaluations à chaud encore en attente

L’idée est simple : afficher en un coup d’œil ce qui réclame votre attention, sans devoir ouvrir chaque fiche stagiaire pour vérifier où vous en êtes. Vous gagnez du temps, vous évitez les oublis, et vous traitez vos actions par lot.

Bonne nouvelle complémentaire : ce système de filtres a également été déployé sur la vue Sessions de formation. Vous pouvez ainsi segmenter vos sessions selon les mêmes logiques et identifier rapidement celles qui réclament une action de votre part.

2. Des pastilles de statut pour piloter sa conformité Qualiopi en un coup d’œil

Si vous êtes certifié Qualiopi (ou en route pour l’être), vous savez à quel point la traçabilité documentaire est centrale. Convention envoyée ? Sortie réalisée ? Évaluation complétée ? Feuille d’émargement signée ? Chaque étape compte, et chacune doit pouvoir être prouvée le jour de l’audit.

Pour rendre tout cela limpide, ANAIA intègre maintenant un système de pastilles colorées sur trois écrans clés :

• Sur la vue Stagiaires, chaque ligne affiche trois pastilles synthétiques : état de la convention (À relancer / Signée), sortie de formation (À réaliser / À envoyer), et évaluation de fin de formation (À réaliser / À relancer / Complétée). Vous voyez instantanément où en est chaque stagiaire dans son parcours administratif.
• Sur les feuilles d’émargement, des pastilles indiquent le type (Collectif / Individuel), l’état d’envoi du mail, et l’avancement de la signature. Pour les feuilles collectives, l’application affiche même un pourcentage de complétion (par exemple « Envoyé 100 % », « Signé 33 % ») : vous savez en un regard combien de stagiaires ont déjà signé sur le total attendu.
• Sur les sessions de formation, le même principe vous permet de piloter l’avancement global d’une session entière sans entrer dans chaque dossier individuel.

Ces pastilles fonctionnent comme un tableau de bord visuel de votre conformité. Vous n’avez plus à fouiller dans chaque dossier pour savoir quel document manque : la couleur (et désormais le pourcentage) vous le disent. Et le jour où votre auditeur Qualiopi vous demande la preuve qu’une feuille d’émargement a bien été signée par l’ensemble des stagiaires, l’information est là, devant vos yeux.

C’est un détail visuel, mais c’est exactement le genre de détail qui transforme la charge mentale en sérénité administrative.

3. Des modèles d’email réutilisables

C’est l’une des nouveautés les plus attendues par les utilisateurs d’ANAIA : la possibilité de créer et d’utiliser des modèles d’emails prédéfinis pour automatiser vos échanges. Désormais, au moment précis de l’envoi d’un document comme une convention, une fenêtre « Mail à envoyer » s’ouvre et intègre une liste déroulante « Utiliser un modèle ». Ce menu vous permet de choisir instantanément le message adapté parmi tous ceux que vous avez préalablement créés, qu’il s’agisse de convocations, de confirmations ou de relances.

L’objet du mail et le corps du message se mettent à jour automatiquement en intégrant les données variables telles que le nom du stagiaire, les dates ou l’intitulé de la formation. Cette automatisation offre une personnalisation simplifiée puisque vous choisissez le modèle qui correspond exactement à la situation du stagiaire, qu’il s’agisse d’un financement CPF, OPCO ou entreprise, le tout en un seul clic.

Concrètement, cette fonctionnalité garantit une fiabilité totale et un gain de temps précieux en éliminant les copier-coller fastidieux. C’est une véritable souplesse pour les organismes de formation, car chaque stagiaire reçoit ainsi le bon message avec le ton adéquat, sans aucune intervention manuelle répétitive, assurant ainsi une communication homogène et professionnelle.

4. Les sorties de formation collectives depuis la session

Si vous animez des sessions de formation à plusieurs stagiaires, vous connaissez le rituel : à la fin du cycle, il faut générer la sortie de formation, l’attestation de fin et l’attestation d’assiduité… pour chaque participant, un par un.

Sur une session de 10 ou 15 stagiaires, c’est une après-midi entière de saisie, avec autant d’occasions de se tromper sur une date, un nom ou un intitulé.

Désormais, depuis l’écran d’une session de formation, vous trouverez un nouveau bouton « Ajouter une sortie collective ». En un clic, ANAIA génère les sorties pour l’ensemble des stagiaires inscrits, avec :

• préremplissage automatique des dates de début et de fin,
• rattachement automatique à la formation et à la session concernée,
• génération en lot des attestations de fin de formation et des attestations d’assiduité.

Vous n’avez plus qu’à valider, ajuster les éventuelles spécificités individuelles, et envoyer. Pour un formateur qui gère plusieurs sessions par mois, c’est plusieurs heures économisées sans aucune concession sur la rigueur.

5. Une fiche formateur enrichie pour répondre aux indicateurs Qualiopi

Les indicateurs 21 et 22 du référentiel Qualiopi exigent que vous puissiez prouver, pour chaque intervenant, ses compétences professionnelles, ses qualifications, et la mise à jour régulière de ses connaissances.

Dans la pratique, beaucoup d’organismes conservent ces informations dans des CV PDF dispersés, parfois introuvables le jour de l’audit. ANAIA propose maintenant une fiche formateur enrichie, structurée précisément autour des attentes du référentiel :

• Coordonnées et statut (salarié, indépendant, sous-traitant)
• Profil & expertise (activité principale, domaine d’activité)
• Parcours professionnel détaillé
• Formation initiale (diplômes, certifications)
• Formation continue (mise à jour des compétences, veille)

Chaque formateur de votre organisme dispose ainsi de sa carte d’identité professionnelle complète, directement dans l’application. En cas de contrôle, vous accédez à l’information en quelques secondes et vous pouvez l’exporter au besoin.

Pour les organismes qui travaillent avec des formateurs indépendants, c’est aussi un excellent moyen de garder le contact à jour et de tracer les évolutions de compétences année après année.

6. Une nouvelle vue Évaluations pour exploiter (vraiment) les retours stagiaires

Les évaluations de fin de formation, c’est un pilier de la démarche qualité. C’est aussi, soyons honnêtes, une donnée qu’on collecte beaucoup mais qu’on exploite trop peu, faute d’un affichage clair pour en tirer du sens.

La nouvelle interface Évaluations d’ANAIA change la donne. À l’ouverture d’une évaluation, vous accédez à un véritable tableau de bord pédagogique :

• En haut, trois indicateurs clés : le modèle utilisé (évaluation à chaud, à froid, entreprise, financeur…), le statut (complétée ou en attente), et surtout un score global en pourcentage, accompagné d’une barre de progression visuelle.
• Des pastilles de suivi vous indiquent en un coup d’œil si le mail a été envoyé, si l’évaluation a été complétée, et le score obtenu.
• Le bloc Contexte rappelle systématiquement le stagiaire, la formation et la session concernés, utile lorsque vous faites des analyses transversales.
• Enfin, le bloc Réponses affiche chaque question avec le score donné par le stagiaire (sur 5), illustré par une barre de progression colorée. Vous identifiez immédiatement les points forts et les axes d’amélioration de la formation.

L’enjeu est double. D’un côté, vous valorisez les retours positifs : un score global de 95 % parle de lui-même, et c’est une excellente preuve à intégrer dans votre démarche commerciale ou dans vos témoignages. De l’autre, vous détectez plus vite les signaux faibles : si une question revient régulièrement avec un score plus bas, c’est qu’il y a un sujet à creuser et c’est exactement ce qu’attend Qualiopi en matière d’amélioration continue (indicateur 31).

Bref, vos évaluations ne dorment plus dans un fichier Excel : elles deviennent un vrai outil de pilotage pédagogique.

7. Un site web auto-généré, désormais entièrement personnalisable

Vous le savez : depuis vos débuts sur ANAIA, votre abonnement inclut un site web auto-généré qui vitrine automatiquement votre catalogue de formations. Une vraie aide pour les organismes qui n’ont ni le temps ni le budget de faire développer un site sur mesure.

Bonne nouvelle : ce site web devient maintenant bien plus personnalisable. Depuis le menu Gestion → Mon site web, vous pouvez désormais :

• Ajouter une section « À propos » pour raconter qui vous êtes, votre histoire, votre approche pédagogique, un élément clé pour rassurer les prospects et les futurs financeurs.
• Ajouter un bandeau image en en-tête, pour donner immédiatement une identité visuelle à votre page.
• Personnaliser les couleurs du site afin qu’il corresponde à votre charte graphique.
• Intégrer des formulaires de contact directement sur le site, plus engageants qu’un simple lien email cliquable. Votre prospect remplit le formulaire, vous récupérez ses coordonnées proprement, et vous le rappelez au bon moment.
• Ajouter vos réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube…) pour que vos visiteurs puissent vous suivre et découvrir vos contenus.

Au-delà de l’esthétique, c’est aussi un vrai levier commercial : un site web personnalisé inspire davantage confiance, convertit mieux, et reflète le sérieux de votre démarche qualité. Le tout sans avoir à toucher une ligne de code, ni à passer par un prestataire externe.

8. Une assistance complète : centre d’aide, chatbot et tickets

Aussi intuitive soit-elle, une application reste un outil et il y aura toujours des moments où vous aurez besoin d’un coup de main. C’est pourquoi ANAIA met désormais à votre disposition trois niveaux d’assistance complémentaires, accessibles directement depuis l’application :

• Le centre d’aide en ligne. Un bandeau dédié vous redirige vers une bibliothèque de tutoriels couvrant chaque fonctionnalité, ainsi que les réponses aux questions les plus fréquentes. C’est souvent le moyen le plus rapide de débloquer une situation : quelques clics, et vous trouvez la procédure pas à pas.
• Le chatbot d’assistance. Une bulle de discussion s’ouvre en bas à droite de votre écran. Vous y posez votre question en langage naturel, et l’assistant ANAIA vous répond en direct. Idéal pour les interrogations ponctuelles, sans avoir à parcourir une documentation.
• Le ticket d’assistance. Si malgré tout votre question reste sans réponse, vous pouvez créer un ticket depuis l’application, en précisant un titre, une priorité et le détail de votre demande. Notre équipe support prend le relais et vous répond dans les meilleurs délais. Vous suivez l’avancement de chaque ticket directement dans votre espace.

L’idée est claire : peu importe la nature de votre question, vous avez le bon canal au bon moment. Vous gagnez en autonomie sur les sujets simples, et vous bénéficiez d’un accompagnement humain sur les sujets complexes sans jamais devoir quitter l’application.

9. La gestion de votre abonnement et de vos utilisateurs en autonomie

Dernière nouveauté, et non des moindres pour les organismes en pleine croissance : l’espace Gestion centralise désormais tout ce qui touche à votre abonnement et à votre équipe. Plus besoin de nous écrire pour faire évoluer votre formule, ajouter un formateur ou retrouver une facture : vous pilotez tout depuis l’application.

Concrètement, depuis le menu Gestion, vous accédez à :

• Gérer mon abonnement : Visualisez votre formule en cours, basculez du paiement mensuel au paiement annuel (avec deux mois offerts à la clé), changez de palier (Solo, Équipe ou Illimité) selon l’évolution de votre activité, et consultez l’historique de vos factures en un clic. Idéal au moment de la clôture comptable ou pour transmettre un justificatif à votre expert-comptable.
• Gestion des utilisateurs : Ajoutez ou retirez des comptes administrateurs et formateurs liés à votre organisme, en fonction de votre formule. Pratique lorsque votre équipe s’étoffe, ou lorsqu’un formateur indépendant rejoint ponctuellement vos sessions.

L’espace Gestion regroupe également les autres outils de pilotage : bilan pédagogique (indicateurs annuels d’activité), export CSV de vos stagiaires et formations, et accès direct à votre site web public. Bref, votre tableau de bord administratif au sens large, dans un seul endroit.

10. Une refonte esthétique des fiches pour une lecture plus claire

Au-delà des nouvelles fonctionnalités, toute l’expérience visuelle d’ANAIA a été retravaillée. Les fiches stagiaires (particuliers comme entreprises), les entrées en formation, les sessions et les fiches formateurs adoptent désormais un design plus aéré, plus lisible, plus moderne.

Concrètement, vous remarquerez :

• Des blocs d’information clairement délimités (Informations personnelles ou Informations de l’entreprise, Analyse du besoin, Bénéficiaire & session, Financement, Convention…), chacun introduit par une icône thématique pour repérer immédiatement la zone qui vous intéresse.
• Une typographie hiérarchisée : les libellés en majuscules, les valeurs en gras, les éléments secondaires en gris doux. Vos yeux ne font plus l’effort de chercher l’information importante.
• Des cartes synthétiques en haut de chaque fiche (date de début, date de fin, durée, montant…) qui donnent immédiatement le contexte global.
• Une palette de couleurs cohérente entre tous les écrans : pastilles de statut, boutons d’action, séparateurs, tout respire la même identité visuelle.

Au-delà de l’esthétique, c’est surtout un confort de lecture qui change tout au quotidien. Quand vous traitez plusieurs dizaines de dossiers par semaine, gagner deux secondes par fiche et limiter la fatigue visuelle, ça compte.

11. Le stagiaire peut désormais télécharger sa convention vierge avant de signer

Petite nouveauté côté stagiaire, et pourtant très demandée : lorsque vous envoyez une convention de formation pour signature électronique, le destinataire arrive sur une page dédiée à votre charte (logo de votre organisme inclus). Jusqu’à présent, il devait signer pour récupérer le document.

Désormais, un bouton « Télécharger la convention » est disponible avant la signature. Le stagiaire peut donc :

• Récupérer la convention vierge pour la lire tranquillement, l’imprimer, la conserver dans ses dossiers.
• La transmettre à un tiers : conjoint, employeur, OPCO, comptable, conseiller France Travail… toutes les personnes susceptibles d’être impliquées dans le financement ou la décision.
• Revenir signer plus tard, en toute sérénité, une fois les vérifications faites.

C’est un détail qui change tout en termes de confiance. Plus de pression à signer dans la précipitation, plus d’allers-retours par email pour demander « pouvez-vous m’envoyer le document avant que je signe ? ». Le stagiaire est rassuré, la relation commerciale est plus fluide, et votre taux de signature s’en ressent positivement.

En résumé : moins d’admin, plus de pédagogie

Ces nouveautés ne sont pas des gadgets. Elles partent d’un constat très concret : un organisme de formation moderne ne peut plus se permettre de passer ses journées dans Excel, Word et sa boîte mail. Pas avec les exigences de Qualiopi. Pas avec les délais de financement. Pas avec la concurrence qui s’organise.

Notre conviction reste la même : votre métier, c’est former. Le nôtre, c’est de vous donner un outil qui fait disparaître l’administratif au maximum, sans jamais sacrifier la qualité ni la conformité.

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Et si vous avez la moindre question sur le sujet traité dans cet article, qu’il s’agisse de la conformité Qualiopi, de la digitalisation de votre organisme, ou simplement de savoir si ANAIA correspond à votre activité, n’hésitez pas à nous contacter.