Décryptage de l’indicateur 18 Qualiopi

Introduction

L’indicateur 18 de Qualiopi est une composante essentielle du référentiel national de certification qualité pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Cet indicateur vise à s’assurer que les organismes de formation, quels que soient leur taille ou leur domaine d’activité, mobilisent et coordonnent efficacement les différents acteurs impliqués dans la prestation de formation. Ces acteurs peuvent être internes, comme les dirigeants et les formateurs, ou externes, tels que les sous-traitants et les consultants.

La coordination des acteurs est cruciale pour garantir une qualité optimale des formations. Elle permet de s’assurer que chaque intervenant comprend son rôle et ses responsabilités, contribuant ainsi à une expérience d’apprentissage fluide et cohérente pour les stagiaires. En structurant et en clarifiant les processus internes, les organismes de formation peuvent non seulement respecter les exigences réglementaires, mais aussi améliorer l’efficacité de leurs interventions pédagogiques. En somme, une bonne coordination est synonyme de qualité et de réussite pour les projets de formation.

Définition et Champ d’Application de l’Indicateur 18

L’indicateur 18 de Qualiopi est défini comme suit : « Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). ». Cette définition met en avant l’importance pour les organismes de formation de gérer de manière proactive la collaboration entre tous les acteurs impliqués dans la prestation de formation, qu’ils soient internes ou externes à l’organisation. L’objectif est d’assurer une cohérence et une efficacité maximales dans l’organisation et la mise en œuvre des actions de formation.

Cet indicateur s’applique à plusieurs catégories de prestations, couvrant ainsi une large gamme d’activités de formation professionnelle. Les catégories concernées sont :

1. Actions de Formation (AFC) : Cours ou programmes conçus pour développer des compétences spécifiques.
2. Bilans de Compétences (BC) : Évaluations permettant de faire le point sur les compétences professionnelles et personnelles.
3. Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) : Procédure permettant de reconnaître officiellement l’expérience professionnelle pour l’obtention de certifications.
4. Centres de Formation des Apprentis (CFA) : Institutions qui dispensent des formations en alternance, combinant enseignements théoriques et pratiques en entreprise.

L’application de l’indicateur 18 à ces catégories garantit que les organismes de formation adoptent une approche systématique et organisée pour coordonner les différentes interventions nécessaires à la réalisation de leurs missions. Cela inclut la gestion des aspects pédagogiques, administratifs, logistiques et commerciaux, afin de fournir une prestation de qualité conforme aux exigences de la certification Qualiopi.

Niveau Attendu et Précisions sur l’Indicateur 18

Pour satisfaire l’indicateur 18 de Qualiopi, les organismes de formation doivent démontrer une capacité claire et organisée à mobiliser et coordonner l’ensemble des intervenants nécessaires à la bonne exécution des prestations de formation. Le niveau attendu implique que le prestataire identifie précisément les fonctions nécessaires (pédagogiques, administratives, logistiques, commerciales) et assure la coordination efficace de tous les intervenants, qu’ils soient internes ou externes. Cette coordination est essentielle pour garantir une continuité et une qualité optimales dans le déroulement des actions de formation.

Mobilisation et Coordination des Intervenants

Les attentes concernant cet indicateur se concentrent sur plusieurs aspects clés :

1. Identification des besoins : Les organismes doivent clairement définir les rôles et responsabilités de chaque intervenant en fonction des objectifs de la formation.
2. Mobilisation : Il s’agit de sélectionner et d’engager les intervenants adéquats pour chaque fonction identifiée. Cette étape inclut la vérification des compétences et qualifications requises.
3. Coordination : Les organismes doivent établir des processus permettant une communication fluide et une collaboration efficace entre tous les intervenants. Cela peut inclure la planification des interventions, la gestion des ressources, et le suivi des actions entreprises.

Intervenants Internes et Externes

Intervenants internes : Ce terme désigne les dirigeants, salariés, et tout personnel directement employé par l’organisme de formation, incluant les formateurs occasionnels travaillant sous contrat de travail. Ces personnes sont intégrées à l’organigramme de l’organisme et participent directement à la mise en œuvre des formations.

Intervenants externes : Ce sont les sous-traitants ou consultants engagés pour des missions spécifiques via des contrats de prestation de service. Ils peuvent intervenir sur des aspects techniques, pédagogiques, ou administratifs, mais ne sont pas des employés permanents de l’organisme.

La distinction entre intervenants internes et externes est cruciale pour assurer une coordination adéquate et conforme aux exigences de Qualiopi. Les organismes doivent veiller à une intégration harmonieuse de tous les intervenants, en mettant en place des mécanismes de communication et de contrôle adaptés. Une bonne coordination contribue non seulement à la qualité de la prestation de formation, mais aussi à la conformité aux normes Qualiopi, réduisant ainsi le risque de non-conformités.

Exemples de Preuves à Fournir

Pour démontrer la conformité à l’indicateur 18 de Qualiopi, les organismes de formation doivent fournir des preuves tangibles de la mobilisation et de la coordination des différents intervenants. Voici les principaux types de documents et d’informations pouvant être présentés :

1. Organigrammes fonctionnels et champs d’intervention :
   • Un organigramme détaillant les rôles et responsabilités des intervenants au sein de l’organisme, indiquant clairement les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social, etc.).
   • Des descriptions claires des interactions entre les différentes fonctions, illustrant la coordination entre les équipes.
2. Listes des intervenants et contributeurs :
   • Une liste exhaustive des intervenants internes (salariés, formateurs permanents, etc.) et externes (consultants, sous-traitants, etc.) participant aux différentes actions de formation.
   • Des informations sur les qualifications, compétences et expériences pertinentes de ces intervenants.
3. Documents de preuve :
   • Contrats de travail : Pour les salariés et formateurs, ces documents spécifient les termes de leur engagement, leurs missions, et leurs conditions de travail.
   • Contrats de prestation de service : Pour les intervenants externes, ces contrats détaillent les services fournis, les objectifs à atteindre, et les conditions de collaboration.
   • Fiches de poste : Pour chaque rôle au sein de l’organisation, ces fiches précisent les tâches, les compétences requises, et les objectifs de performance.
   • Plannings des intervenants : Des calendriers détaillant les interventions prévues, permettant de montrer l’organisation et la répartition des tâches.
4. Spécificités pour les différents types de prestations :
   • Actions de Formation (AFC) : Présentation des équipes pédagogiques et administratives, ainsi que des supports et ressources pédagogiques utilisés.
   • Bilans de Compétences (BC) : Identification des consultants ou experts en orientation professionnelle impliqués dans le processus.
   • Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) : Description des processus de coordination entre les experts évaluateurs et les candidats.
   • Centres de Formation des Apprentis (CFA) : Coordination entre les formateurs et les entreprises partenaires pour assurer le suivi des apprentis.

En fournissant ces preuves, les organismes de formation démontrent leur capacité à organiser efficacement les ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation de leurs prestations, garantissant ainsi une formation de haute qualité et conforme aux exigences de Qualiopi.

Obligations Spécifiques pour les VAE

Dans le cadre des actions de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), l’indicateur 18 de Qualiopi impose des obligations spécifiques concernant les intervenants externes. Il est crucial de veiller à ce que les intervenants externes engagés dans le processus de VAE soient distincts des entités qui certifient ou financent les certifications. Cela signifie que les certificateurs, qui délivrent les diplômes ou certifications, ainsi que les financeurs, qui soutiennent financièrement les candidats ou les actions de VAE, ne doivent pas être impliqués directement dans les prestations de services éducatifs ou d’accompagnement liées à la VAE.

Cette distinction vise à éviter tout conflit d’intérêts et à garantir l’impartialité et l’objectivité du processus d’évaluation. En excluant les certificateurs et financeurs de l’équipe des intervenants externes, on s’assure que les compétences et expériences des candidats sont évaluées de manière indépendante et équitable, sans influence extérieure indue. Les organismes de formation doivent donc soigneusement sélectionner et coordonner leurs intervenants externes pour respecter cette obligation, garantissant ainsi l’intégrité et la crédibilité du processus de VAE.

Gestion des Non-conformités

Dans le cadre de la certification Qualiopi, les non-conformités liées à l’indicateur 18 peuvent être classées en deux catégories : mineures et majeures. Cette distinction est cruciale pour comprendre l’impact potentiel des écarts par rapport aux exigences et pour déterminer les actions correctives appropriées.

Non-conformité Mineure

Une non-conformité mineure est un écart ponctuel ou limité qui n’affecte pas significativement la qualité globale de la prestation de formation. Dans le contexte de l’indicateur 18, cela peut inclure des cas où il y a un défaut de coordination pour un intervenant ou une absence temporaire de documentation. Par exemple, si un intervenant n’a pas été informé d’une réunion importante ou si un organigramme n’a pas été mis à jour à temps, cela pourrait être considéré comme une non-conformité mineure. Ces problèmes, bien que nécessitant une correction, ne compromettent pas gravement la qualité ou la conformité globale de l’organisme de formation.

Non-conformité Majeure

Une non-conformité majeure, en revanche, représente un manquement significatif aux exigences, susceptible de compromettre la qualité de la prestation et la sécurité des processus. Pour l’indicateur 18, des exemples de non-conformités majeures incluent une absence totale de mobilisation des intervenants nécessaires ou des défauts répétitifs dans la coordination des activités. Par exemple, si un organisme de formation ne met pas en place de mécanisme pour assurer la coordination entre les différents services (pédagogique, administratif, logistique), ou si les intervenants clés ne sont pas clairement identifiés et mobilisés, cela constitue une non-conformité majeure. De tels manquements peuvent affecter la qualité des formations offertes, la satisfaction des stagiaires, et même la conformité légale de l’organisme.

Exemples Concrets de Non-conformités Possibles

1. Non-conformité Mineure :
   • Un formateur externe n’a pas reçu le programme de formation mis à jour, entraînant une légère incohérence dans le contenu dispensé.
   • Oubli de documenter une réunion de coordination entre les équipes pédagogique et administrative.
2. Non-conformité Majeure :
   • L’organisme de formation n’a pas désigné de coordinateur pour superviser les interactions entre les formateurs et les services logistiques, conduisant à des dysfonctionnements répétitifs dans l’organisation des sessions de formation.
   • Absence totale de documentation ou de processus pour la gestion et la coordination des intervenants externes, créant un risque de non-conformité systémique avec les standards de qualité.

La gestion des non-conformités implique la mise en place de mesures correctives adaptées, avec un suivi rigoureux pour prévenir leur récurrence et assurer la conformité continue aux exigences de Qualiopi.

L’Expertise d’ANAIA et Comment Nous Pouvons Vous Aider

Chez ANAIA, nous comprenons les défis uniques auxquels sont confrontés les organismes de formation en matière de gestion administrative et de conformité aux normes de qualité. C’est pourquoi nous avons développé une application innovante, conçue par des formateurs pour des formateurs, qui simplifie la gestion administrative tout en répondant aux exigences de Qualiopi.

Application ANAIA : Un Outil de Gestion Administrative Complét et Intuitif

Notre application est spécialement conçue pour les organismes de formation, facilitant la gestion des stagiaires, des formateurs, et des formations. Elle permet de générer facilement des documents tels que des conventions de formation, des attestations, et d’envoyer des évaluations de fin de formation. Grâce à l’intégration de la signature électronique, tout est simplifié et centralisé, réduisant considérablement la charge administrative. L’application ANAIA se distingue par sa simplicité d’utilisation et son efficacité, se positionnant comme une alternative claire et accessible aux solutions plus complexes du marché.

Programme de Formation et d’Accompagnement « Qualiopi en 4 semaines »

En plus de notre application, nous proposons un programme de formation et d’accompagnement intitulé « Qualiopi en 4 semaines« . Ce programme est conçu pour aider les organismes de formation à se préparer efficacement à la certification Qualiopi. Il comprend :

• Un audit initial : Analyse de vos pratiques actuelles pour identifier les besoins spécifiques.
• Création de documents : Élaboration des documents nécessaires pour la conformité (processus, fiches de poste, etc.).
• Mise en place d’une démarche d’amélioration continue : Outils et méthodes pour assurer la qualité de vos prestations sur le long terme.
• Accès à l’application ANAIA pendant 6 mois : Un soutien technologique pour faciliter la gestion quotidienne et la préparation à la certification.
• Audit blanc : Simulation de l’audit de certification pour vous préparer au mieux au processus officiel.

Avantages de Notre Offre

En choisissant ANAIA, vous bénéficiez d’un accompagnement complet et personnalisé qui vous permet de :

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En résumé, notre offre unique vous apporte les outils et les connaissances nécessaires pour non seulement obtenir la certification Qualiopi, mais aussi pour maintenir un haut niveau de qualité dans vos formations. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos services et pour une démonstration de notre application ANAIA.

Conclusion

L’indicateur 18 de Qualiopi joue un rôle crucial dans l’assurance de la qualité des prestations des organismes de formation, en garantissant une coordination efficace des différents intervenants. En mobilisant et en organisant correctement les ressources humaines, les organismes peuvent offrir des formations cohérentes et de haute qualité, répondant ainsi aux attentes des apprenants et des financeurs.

Pour vous aider à relever ce défi, ANAIA propose des outils et services sur mesure pour faciliter la gestion administrative et la préparation à la certification Qualiopi. Notre application intuitive et notre programme d’accompagnement « Qualiopi en 4 semaines » sont conçus pour alléger votre charge administrative et vous guider pas à pas vers la conformité et l’excellence.

Nous vous invitons à découvrir plus en détail nos solutions et à voir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs de qualité. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins spécifiques.