Introduction
Présentation de l'indicateur 9 Qualiopi
L'indicateur 9 de Qualiopi stipule que "le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation." Cet indicateur est crucial car il garantit que toutes les informations nécessaires sont communiquées aux bénéficiaires avant le début de la formation. Il s'applique à toutes les catégories de prestations, y compris les Actions de Formation Continue (AFC), les Bilans de Compétences (BC), les VAE (Validation des Acquis de l'Expérience), et les CFA (Centres de Formation d'Apprentis), ainsi qu'aux prestations réalisées en sous-traitance.
Importance de l'indicateur pour les formateurs et organismes de formation
La conformité à l'indicateur 9 est essentielle pour les formateurs et les organismes de formation car elle assure une transparence totale vis-à-vis des bénéficiaires. En répondant aux exigences de cet indicateur, les organismes démontrent leur engagement envers la qualité et la clarté des informations fournies. Cela permet non seulement de se conformer aux standards de Qualiopi mais aussi de renforcer la confiance des stagiaires et des partenaires. Une communication claire et précise des conditions de déroulement de la prestation contribue à une expérience de formation optimale et renforce la réputation professionnelle des organismes de formation.
Définition de l'indicateur 9
Explication détaillée de l’indicateur 9
L’indicateur 9 de Qualiopi stipule que « le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation. » Cela signifie que les organismes de formation doivent fournir des informations claires et complètes sur les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de leurs prestations. Ces informations doivent être accessibles et compréhensibles pour tous les bénéficiaires avant le début de la formation.
Application universelle
L’indicateur 9 s’applique de manière universelle à diverses catégories de prestations, notamment :
- Actions de Formation Continue (AFC)
- Bilans de Compétences (BC)
- Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
- Centres de Formation d'Apprentis (CFA)
De plus, cet indicateur est pertinent pour les prestations réalisées en sous-traitance. Dans ce cas, l'organisme certificateur prend en compte les missions confiées pour évaluer la conformité à cet indicateur.
Niveau attendu de l’indicateur 9
Formalisation et diffusion des modalités d’accueil et des conditions de déroulement
Pour être conforme à l’indicateur 9, les organismes de formation doivent formaliser et diffuser clairement les modalités d’accueil et les conditions de déroulement des prestations. Cela inclut la création de documents détaillant ces modalités et leur diffusion aux bénéficiaires avant le début de la formation.
Canaux de communication
Les informations sur les modalités d’accueil et les conditions de déroulement peuvent être communiquées via plusieurs canaux pour garantir leur accessibilité :
- Courrier
- Site internet
- Affichage dans les locaux
Les organismes doivent s'assurer que tous les bénéficiaires reçoivent ces informations de manière claire et compréhensible, et qu'ils en sont informés par le biais du ou des canaux les plus appropriés.
Spécificités de l’indicateur 9
Information des responsables légaux pour le public mineur
Pour les bénéficiaires mineurs, il est impératif que les informations sur les modalités d’accueil et les conditions de déroulement soient également communiquées aux responsables légaux. Cette obligation garantit que les parents ou tuteurs légaux sont pleinement informés des conditions dans lesquelles les mineurs participeront à la formation.
Application du règlement intérieur en entreprise
Lorsque les prestations se déroulent en entreprise, le règlement intérieur de l’entreprise s'applique, notamment en ce qui concerne les mesures de santé et de sécurité. Les prestataires de formation doivent donc informer les bénéficiaires des aspects pertinents du règlement intérieur de l’entreprise hôte, assurant ainsi que toutes les parties respectent les normes et règles en vigueur dans le cadre de la formation.
Éléments de preuve pour l’indicateur 9
Documents nécessaires
Pour démontrer la conformité à l’indicateur 9, les organismes de formation doivent fournir une série de documents attestant des modalités d’accueil et des conditions de déroulement des prestations :
- Règlement intérieur
- Livret d’accueil
- Convocation
- Conditions Générales d’Utilisation (CGU)
- Noms des référents pédagogiques et administratifs
- Organigramme
Aspects périphériques
Les aspects périphériques à la formation, tels que l’hébergement, la restauration, le transport et la rémunération, doivent également être clairement communiqués aux bénéficiaires. Ces informations sont essentielles pour garantir une expérience de formation complète et bien organisée.
Modalités d’accès et de suivi pour les personnes en situation de handicap
Les organismes de formation doivent également inclure des informations sur les modalités d’accès et de suivi pour les personnes en situation de handicap. Cela garantit que tous les bénéficiaires, indépendamment de leurs besoins spécifiques, reçoivent les informations nécessaires pour participer pleinement à la formation.
Formation à Distance (FOAD)
Pour les formations à distance, les preuves doivent inclure :
- Accès au Learning Management System (LMS)
- Assistance technique et pédagogique
- Modalités de réalisation des séquences de formation à distance
Ces éléments montrent que les organismes de formation ont pris des mesures pour assurer que les bénéficiaires disposent de toutes les ressources nécessaires pour suivre efficacement la formation en ligne.
Obligations spécifiques
Bilans de compétences : engagements déontologiques
Pour les bilans de compétences, les prestataires doivent informer les bénéficiaires des engagements déontologiques prévus à l’article L.6313-4 du Code du travail. Ces engagements incluent le respect du consentement des bénéficiaires et la confidentialité des informations échangées. Ces obligations déontologiques sont essentielles pour garantir l’éthique et la confiance dans les prestations de bilan de compétences.
Prestations en sous-traitance : appréciation des missions confiées
Lorsque les prestations sont réalisées en sous-traitance, l’organisme certificateur doit tenir compte des missions confiées au prestataire pour évaluer la conformité à l’indicateur 9. Cela signifie que les obligations de communication des modalités d’accueil et des conditions de déroulement doivent être respectées par tous les sous-traitants impliqués. L’organisme principal doit s’assurer que ses partenaires en sous-traitance respectent également les exigences de l’indicateur 9.
Non-conformité potentielle de l’indicateur 9
Non-conformité mineure : information incomplète
Une non-conformité mineure peut survenir lorsque l’information communiquée aux publics bénéficiaires est incomplète dans l’échantillon audité. Cela signifie que, bien que certaines informations aient été fournies, elles ne couvrent pas tous les aspects requis ou ne sont pas suffisamment détaillées pour répondre pleinement aux exigences de l’indicateur 9.
Non-conformité majeure : absence de formalisation et de communication des modalités d’accueil et des conditions de déroulement
Une non-conformité majeure se produit lorsque les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation ne sont pas du tout formalisées dans l’échantillon audité, ou lorsqu’elles ne sont pas communiquées aux bénéficiaires. Dans ce cas, l’organisme de formation échoue à fournir les informations essentielles sur les conditions de la prestation, ce qui constitue une infraction grave aux exigences de l’indicateur 9.
Conclusion
Résumé des points clés
L'indicateur 9 de Qualiopi est essentiel pour garantir que les publics bénéficiaires sont correctement informés des conditions de déroulement des prestations de formation. Cela inclut la formalisation et la diffusion des modalités d’accueil, la communication via divers canaux, et l'obligation de fournir des documents spécifiques. Les spécificités incluent l'information des responsables légaux pour les mineurs et l'application des règlements intérieurs en entreprise. La conformité à cet indicateur est démontrée par des preuves tangibles et implique des obligations spécifiques pour certaines prestations, comme les bilans de compétences et les prestations en sous-traitance. Enfin, la non-conformité, qu'elle soit mineure ou majeure, résulte d'une insuffisance ou d'une absence de communication des informations requises.
Importance de la conformité à l’indicateur 9 pour la certification Qualiopi
La conformité à l'indicateur 9 est cruciale pour obtenir et maintenir la certification Qualiopi. Elle assure une transparence totale et une communication efficace avec les bénéficiaires, éléments essentiels pour la qualité de la formation. Les organismes de formation qui respectent cet indicateur démontrent leur engagement envers des standards élevés de professionnalisme et de qualité, renforçant ainsi la confiance de leurs clients et partenaires. Respecter les exigences de l'indicateur 9 est non seulement une obligation réglementaire, mais aussi une marque de sérieux et de rigueur professionnelle, indispensables à la réussite et à la pérennité des organismes de formation.
Présentation de l’application ANAIA et des services d'accompagnement
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Invitation à contacter ANAIA
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