Décryptage de l’indicateur 13 Qualiopi

Introduction

L’indicateur 13 de Qualiopi est un élément clé pour les organismes de formation opérant en alternance. Il stipule que, pour les formations en alternance, le prestataire doit, en collaboration avec l’entreprise, anticiper avec l’apprenant les missions confiées à court, moyen et long terme, et assurer une coordination et une progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise. Cette exigence vise à garantir une formation de qualité, intégrée et cohérente, qui maximise les chances de réussite et d’employabilité des apprenants.

Présentation de l’Indicateur 13 de Qualiopi

L’indicateur 13 est conçu pour s’assurer que les principes de la pédagogie de l’alternance sont effectivement mis en œuvre. Cela implique une formalisation rigoureuse et un processus itératif d’articulation des apprentissages entre le centre de formation et l’entreprise. Concrètement, cet indicateur s’applique spécifiquement aux Actions de Formation en Compétences (AFC) et aux Centres de Formation d’Apprentis (CFA), ainsi qu’aux prestations réalisées en sous-traitance.

Pour répondre aux exigences de cet indicateur, les organismes de formation doivent démontrer, par des preuves concrètes, qu’ils ont mis en place des outils et des processus de liaison efficaces. Cela inclut des carnets de suivi, des plannings, des comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise, ainsi que des tableaux de bord dématérialisés et des outils de capitalisation des retours d’expérience des apprenants. Ces éléments sont essentiels pour montrer que les apprentissages en entreprise et en centre de formation sont bien coordonnés et progressifs.

Importance de cet Indicateur pour les Organismes de Formation

L’indicateur 13 est crucial pour les organismes de formation car il garantit la qualité et la cohérence des parcours de formation en alternance. En mettant en place des processus d’articulation des apprentissages, les organismes de formation assurent une meilleure intégration des apprenants dans le monde professionnel, renforçant ainsi leur employabilité et leur adaptation aux exigences du marché du travail.

De plus, respecter cet indicateur permet aux organismes de formation de répondre aux attentes de la certification Qualiopi, qui est devenue une référence incontournable dans le secteur de la formation professionnelle. Obtenir et maintenir cette certification est non seulement un gage de qualité, mais aussi une condition sine qua non pour accéder à certains financements publics et privés.

En conclusion, l’indicateur 13 de Qualiopi est bien plus qu’une simple exigence réglementaire : c’est un levier stratégique pour les organismes de formation, leur permettant d’assurer des parcours d’apprentissage efficaces et reconnus, tout en consolidant leur position sur le marché de la formation professionnelle.

Définition de l’Indicateur 13

Qu’est-ce que l’indicateur 13 ?

L’indicateur 13 de la certification Qualiopi concerne spécifiquement les formations en alternance. Il exige que les prestataires de formation, en collaboration étroite avec les entreprises, anticipent les missions confiées aux apprenants à court, moyen et long terme. Il est également nécessaire d'assurer une coordination et une progression des apprentissages entre le centre de formation et l’entreprise. L’objectif est de garantir une formation cohérente et continue, permettant aux apprenants d’acquérir des compétences de manière organisée et progressive.

Cet indicateur vise à s'assurer que les organismes de formation mettent en œuvre les principes de la pédagogie de l’alternance à travers un processus formalisé et itératif. Cela implique une articulation rigoureuse des apprentissages théoriques et pratiques, facilitée par des outils et des processus spécifiques, afin de maximiser la qualité et l’efficacité de la formation dispensée.

Catégories concernées : AFC et CFA

L’indicateur 13 s’applique particulièrement à deux types d’organismes de formation :

1. Actions de Formation en Compétences (AFC) : Ce sont des actions de formation visant à développer les compétences professionnelles des apprenants dans le cadre de parcours en alternance.
2. Centres de Formation d’Apprentis (CFA) : Les CFA sont des établissements spécialisés dans la formation des apprentis, proposant des parcours alternant entre périodes de formation en entreprise et en centre de formation.

Ces deux catégories d’organismes doivent démontrer qu’elles ont mis en place des processus efficaces pour la coordination et la progression des apprentissages entre les différents lieux de formation.

Spécificités pour les Prestations Sous-Traitantes

L’indicateur 13 prend également en compte les prestations réalisées en sous-traitance. Lorsque l’organisme de formation intervient en tant que sous-traitant, il doit s’assurer que les missions confiées aux apprenants sont bien coordonnées et articulées avec les entreprises partenaires. L’organisme certificateur doit évaluer ces missions dans le cadre de l’appréciation de l’indicateur.

En résumé, l’indicateur 13 est essentiel pour garantir une formation de qualité en alternance. Il oblige les organismes de formation à formaliser et à documenter leurs processus de coordination des apprentissages, tant en centre de formation qu’en entreprise, et à fournir des preuves concrètes de cette articulation. C'est une exigence qui renforce la qualité et la cohérence des parcours de formation, assurant ainsi une meilleure préparation et intégration des apprenants dans le monde professionnel.

Niveau Attendu pour l’Indicateur 13

Principes de la Pédagogie de l’Alternance

La pédagogie de l’alternance repose sur un modèle de formation qui intègre des périodes de formation théorique en centre de formation et des périodes de formation pratique en entreprise. Ce modèle a pour objectif de permettre aux apprenants de développer leurs compétences professionnelles de manière progressive et structurée. Les principes fondamentaux de cette pédagogie incluent :

• Apprentissage par la Pratique : Les apprenants acquièrent des compétences concrètes et applicables en situation réelle de travail, renforçant ainsi leur employabilité.
• Rythme Alterné : La formation se divise entre des périodes en centre de formation, où les apprenants reçoivent un enseignement théorique, et des périodes en entreprise, où ils mettent en pratique ces connaissances.
• Coordination et Suivi : Une étroite collaboration entre le centre de formation et l’entreprise est nécessaire pour s’assurer que les apprentissages sont bien articulés et que l’apprenant progresse de manière cohérente et continue.
• Adaptation aux Besoins : Les parcours de formation sont adaptés aux besoins spécifiques de l’apprenant et de l’entreprise, permettant une personnalisation de l’enseignement et des missions confiées.

Exigences Formalisées pour l’Articulation des Apprentissages

Pour répondre aux attentes de l’indicateur 13, les organismes de formation doivent mettre en place un processus formalisé d’articulation des apprentissages entre le centre de formation et l’entreprise. Les exigences incluent :

• Planification et Anticipation : Les missions et les objectifs d’apprentissage doivent être clairement définis à court, moyen et long terme. Cela inclut la planification des périodes en entreprise et en centre de formation, ainsi que l’anticipation des compétences à acquérir à chaque étape.
• Outils de Liaison : Utiliser des outils de liaison pour assurer une communication fluide et continue entre l’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire de formation. Ces outils peuvent inclure des carnets de suivi, des plannings, des comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise, et des tableaux de bord dématérialisés.
• Suivi et Adaptation : Mettre en place des mécanismes de suivi régulier et d’adaptation des missions et des apprentissages en fonction des retours d’expérience des apprenants et des besoins évolutifs de l’entreprise.
• Documentation : Formaliser et documenter tous les processus d’articulation des apprentissages, y compris les preuves de dialogue entre les parties prenantes (prestataire, entreprise, apprenant) et les outils de capitalisation des retours d’expérience.
• Auditabilité : Les processus mis en place doivent être audités lors des audits de surveillance pour s’assurer de leur mise en œuvre effective et de leur conformité aux exigences de la certification Qualiopi.

En mettant en œuvre ces exigences formalisées, les organismes de formation démontrent leur capacité à coordonner efficacement les apprentissages entre les différents lieux de formation, garantissant ainsi une progression cohérente et continue des compétences des apprenants. Cela renforce la qualité de la formation en alternance et assure la satisfaction des entreprises partenaires et des apprenants eux-mêmes.

Éléments de Preuve pour l’Indicateur 13

Outils de Liaison entre l’Entreprise, le Bénéficiaire et le Prestataire

Pour répondre efficacement à l’indicateur 13 de Qualiopi, les organismes de formation doivent démontrer l’utilisation d’outils de liaison qui facilitent la coordination et la communication entre l’entreprise, le bénéficiaire (apprenant) et le prestataire de formation. Ces outils sont essentiels pour assurer la cohérence et la progression des apprentissages en alternance. Voici quelques exemples concrets d’outils de liaison :

Exemples Concrets

• Carnet de Suivi
  • Un carnet de suivi permet de consigner les activités et les compétences acquises par l’apprenant, tant en entreprise qu’en centre de formation. Il sert de référentiel pour les missions à venir et assure une traçabilité des progrès réalisés.
• Preuves de Dialogue entre Prestataire et Tuteurs
  • La communication régulière entre le prestataire de formation et les tuteurs en entreprise est cruciale. Cela peut inclure des e-mails, des comptes rendus de réunions, des entretiens téléphoniques ou des échanges via des plateformes collaboratives. Ces preuves de dialogue permettent de montrer que les apprentissages sont adaptés en fonction des besoins et des retours d’expérience.
• Plannings
  • Les plannings détaillés des périodes en entreprise et en centre de formation montrent l’organisation et l’articulation des apprentissages. Ils doivent indiquer les dates, les objectifs de formation et les missions prévues à chaque étape.
• Comptes Rendus d’Entretien ou de Visite d’Entreprise
  • Les comptes rendus d’entretiens réguliers entre l’apprenant, le tuteur en entreprise et le formateur permettent d’évaluer les compétences acquises, de discuter des difficultés rencontrées et de planifier les actions correctives ou les ajustements nécessaires. Les visites en entreprise par les formateurs pour suivre l’apprenant peuvent également être documentées.
• Tableau de Bord Dématérialisé
  • Un tableau de bord dématérialisé centralise toutes les informations pertinentes sur les parcours de formation, les compétences acquises, les missions en cours et les feedbacks des différents intervenants. Cela permet une vue d’ensemble et un suivi en temps réel des progrès de l’apprenant.
• Outil de Capitalisation des Retours d’Expériences des Apprenants
  • Cet outil collecte et analyse les retours d’expérience des apprenants sur les différentes phases de leur formation. Il aide à identifier les points forts et les axes d’amélioration du parcours de formation, contribuant ainsi à l’amélioration continue des programmes et à l’ajustement des missions en entreprise.

Adaptations Spécifiques pour les PSH

Pour les personnes en situation de handicap (PSH), il est essentiel de prévoir des adaptations spécifiques afin de garantir leur inclusion et leur réussite. Les outils de liaison doivent prendre en compte ces besoins particuliers :

• Outils de Liaison Adaptés : Utilisation de formats accessibles (braille, audio, etc.) pour les documents de suivi et de liaison.
• Adaptations des Missions : Ajustement des missions en entreprise en fonction des capacités et des besoins des apprenants PSH, avec une documentation claire des adaptations mises en place.
• Accompagnement Renforcé : Mise en place de dispositifs d’accompagnement spécifiques, tels que des tuteurs spécialisés ou des aides techniques, pour faciliter l’apprentissage et l’intégration en entreprise.

En intégrant ces éléments de preuve, les organismes de formation montrent leur engagement envers une formation de qualité, bien coordonnée et adaptée aux besoins de chaque apprenant. Cela assure non seulement la conformité avec l’indicateur 13 de Qualiopi, mais aussi la satisfaction et la réussite des apprenants en alternance.

Obligations Spécifiques

Processus d’Articulation des Apprentissages pour les Nouveaux Entrants

Pour les nouveaux entrants dans un programme de formation en alternance, il est crucial de mettre en place un processus d’articulation des apprentissages bien structuré dès le départ. Ce processus doit être formalisé et clairement documenté pour assurer une transition fluide entre les périodes de formation en centre et en entreprise. Voici les principales étapes et obligations :

• Évaluation Initiale : Dès l’entrée en formation, une évaluation initiale des compétences de l’apprenant doit être réalisée pour identifier ses besoins et définir les objectifs de formation.
• Plan de Formation Personnalisé : Sur la base de l’évaluation initiale, un plan de formation personnalisé doit être élaboré, détaillant les missions à court, moyen et long terme, ainsi que les compétences à acquérir à chaque étape.
• Coordination avec l’Entreprise : Une communication régulière et structurée entre le centre de formation et l’entreprise est essentielle pour s’assurer que les missions confiées à l’apprenant sont en adéquation avec le plan de formation. Des réunions tripartites (apprenant, tuteur en entreprise, formateur) peuvent être organisées pour ajuster les missions et les objectifs si nécessaire.
• Outils de Suivi : Utilisation d’outils de suivi tels que des carnets de suivi, des tableaux de bord, et des comptes rendus de réunions pour documenter les progrès de l’apprenant et les ajustements apportés au plan de formation.
• Capitalisation des Retours d’Expérience : Intégration des retours d’expérience des apprenants pour améliorer continuellement le processus de formation et d’articulation des apprentissages.

Audit de Surveillance et Ce qu’il Implique

La mise en œuvre de l’indicateur 13 est auditée lors des audits de surveillance réalisés par l’organisme certificateur. Ces audits ont pour but de vérifier que les processus d’articulation des apprentissages sont bien en place et respectent les exigences de Qualiopi. Voici ce que cela implique :

• Préparation à l’Audit : Les organismes de formation doivent préparer les documents et les preuves nécessaires pour démontrer la mise en œuvre effective des processus d’articulation des apprentissages. Cela inclut les plannings, les comptes rendus de réunions, les carnets de suivi, et les outils de capitalisation des retours d’expérience.
• Vérification des Processus : L’auditeur examinera les processus mis en place pour l’articulation des apprentissages, en s’assurant qu’ils sont formalisés et documentés. Il vérifiera également que ces processus sont appliqués de manière cohérente et continue.
• Évaluation de la Conformité : L’auditeur évaluera la conformité des pratiques de l’organisme de formation par rapport aux exigences de l’indicateur 13. Les éléments de preuve doivent démontrer que les apprentissages en centre de formation et en entreprise sont bien coordonnés et progressifs.
• Identification des Non-Conformités : Si des non-conformités sont identifiées, elles seront classées en deux catégories :
  • Non-Conformité Mineure : Mise en œuvre partielle des processus définis, nécessitant des actions correctives limitées.
  • Non-Conformité Majeure : Absence de processus d’articulation des apprentissages, absence de formalisation, ou non-respect du rythme d’apprentissage, nécessitant des actions correctives significatives.
• Actions Correctives : En cas de non-conformités, l’organisme de formation devra mettre en place des actions correctives et les documenter. Un suivi de ces actions sera effectué lors des audits suivants pour s’assurer de leur efficacité.

En conclusion, les obligations spécifiques liées à l’indicateur 13 de Qualiopi nécessitent une attention particulière à la coordination et à l’articulation des apprentissages pour les nouveaux entrants. La préparation minutieuse des documents et des preuves, ainsi que la mise en place de processus rigoureux, sont essentielles pour réussir les audits de surveillance et garantir une formation de qualité en alternance.

Non-Conformités et Leurs Conséquences

Non-Conformité Mineure

Une non-conformité mineure survient lorsque les processus définis pour l’articulation des apprentissages sont partiellement mis en œuvre. Cela signifie que, bien que certaines étapes et outils de coordination soient en place, ils ne sont pas appliqués de manière cohérente ou complète. Les conséquences de cette non-conformité incluent :

• Actions Correctives : L’organisme de formation doit identifier les lacunes et mettre en place des actions correctives pour assurer une mise en œuvre complète et cohérente des processus.
• Surveillance Accrue : Lors des audits suivants, l’organisme certificateur portera une attention particulière à la résolution de cette non-conformité pour s’assurer que les actions correctives ont été efficaces.
• Impact Limité : Bien que cela puisse entraîner des recommandations pour amélioration, une non-conformité mineure n’affecte généralement pas immédiatement la certification de l’organisme de formation.

Non-Conformité Majeure

Une non-conformité majeure est plus grave et peut se manifester de plusieurs façons :

• Absence ou Formalisation Partielle du Processus
  • Si le processus d’articulation des apprentissages n’est pas du tout mis en place ou s’il est formalisé de manière insuffisante, l’organisme de formation ne répond pas aux exigences de l’indicateur 13. Cette absence de processus formalisé empêche une coordination efficace entre le centre de formation et l’entreprise.
• Absence de Mise en Œuvre
  • Même si les processus sont formalisés, leur absence totale de mise en œuvre constitue une non-conformité majeure. Cela indique que les procédures établies ne sont pas suivies, ce qui compromet la qualité et la cohérence des apprentissages en alternance.
• Non Respect du Rythme d’Apprentissage
  • Un rythme d’apprentissage inadéquat, qui ne respecte pas les exigences de progression et de coordination entre les périodes de formation en entreprise et en centre, est également considéré comme une non-conformité majeure.

Les conséquences d’une non-conformité majeure sont significatives :

• Actions Correctives Urgentes : L’organisme de formation doit rapidement mettre en place des actions correctives robustes et les documenter de manière détaillée pour remédier à la non-conformité.
• Risques pour la Certification : Une non-conformité majeure peut mettre en danger la certification Qualiopi de l’organisme de formation. Si les actions correctives ne sont pas jugées suffisantes, la certification peut être suspendue ou retirée.
• Surveillance Rigoureuse : Des audits de suivi plus fréquents et détaillés peuvent être programmés pour vérifier que les non-conformités majeures ont été efficacement résolues et que les processus sont désormais en place et fonctionnels.

En conclusion, il est crucial pour les organismes de formation de comprendre et de respecter les exigences de l’indicateur 13 de Qualiopi. La mise en œuvre rigoureuse des processus d’articulation des apprentissages permet d’éviter les non-conformités et leurs conséquences potentiellement sévères, assurant ainsi une formation de qualité et la pérennité de leur certification.

Notre Expertise : ANAIA et Notre Accompagnement

Comment l’Application ANAIA Simplifie la Gestion des Obligations Qualiopi

L’application ANAIA a été spécialement conçue pour répondre aux besoins des formateurs et des organismes de formation en facilitant la gestion administrative et en simplifiant la conformité avec les exigences Qualiopi. Voici comment ANAIA se distingue :

• Gestion Complète des Stagiaires : ANAIA permet de gérer les dossiers des stagiaires de manière efficace, en assurant un suivi détaillé de leurs parcours de formation et de leurs progrès.
• Coordination des Formateurs et des Formations : L’application facilite la planification des formations et la coordination entre les formateurs, garantissant ainsi une harmonisation des contenus pédagogiques et des méthodes d’enseignement.
• Automatisation des Documents Administratifs : Grâce à ANAIA, la génération de conventions, attestations, et autres documents administratifs est automatisée, réduisant ainsi la charge de travail et le risque d’erreurs.
• Envoi et Suivi des Évaluations : Les évaluations de fin de formation peuvent être envoyées et suivies directement depuis l’application, assurant une collecte rapide et une analyse efficace des résultats.
• Signature Électronique Intégrée : L’intégration de la signature électronique facilite la validation des documents, rendant le processus plus rapide et sécurisé.
• Conformité aux Exigences Qualiopi : ANAIA aide à centraliser et à organiser toutes les preuves nécessaires pour répondre aux critères Qualiopi, notamment l’indicateur 13, en fournissant des outils de liaison et des tableaux de bord dématérialisés.

Présentation de Notre Programme "Qualiopi en 4 Semaines"

Pour accompagner les organismes de formation dans l’obtention de la certification Qualiopi, nous proposons un programme intensif et complet : Qualiopi en 4 Semaines. Ce programme est conçu pour mettre en place les processus qualité attendus par la certification, en se concentrant sur les points suivants :

• Audit Initial : Une experte en Qualité et Pédagogie réalise un audit des pratiques actuelles de l’organisme de formation pour identifier les forces et les axes d’amélioration.
• Création des Documents : Nous créons tous les documents nécessaires à la mise en conformité avec les exigences Qualiopi, en s’assurant qu’ils sont adaptés aux spécificités de chaque organisme.
• Mise en Place de la Démarche d’Amélioration Continue : Nous aidons à structurer et à formaliser les processus d’amélioration continue pour garantir une qualité de formation durable et conforme aux standards Qualiopi.
• Accès à l’Application ANAIA : Les participants bénéficient de 6 mois d’accès gratuit à l’application ANAIA pour faciliter la gestion administrative et la collecte des preuves de conformité.
• Audit Blanc : Avant le passage à la certification, nous réalisons un audit blanc pour préparer au mieux l’organisme de formation et s’assurer qu’il est prêt à répondre à toutes les exigences de Qualiopi.

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