Chez ANAIA, notre conviction n’a pas changé depuis le premier jour : un organisme de formation devrait passer l’essentiel de son temps à former, pas à empiler des tableaux Excel, courir après des signatures ou reconstituer des dossiers la veille d’un audit Qualiopi.
C’est pour ça que notre application continue d’évoluer au rythme de vos retours terrain, de vos besoins concrets, et des évolutions du référentiel. Cette nouvelle vague de fonctionnalités est probablement la plus dense que nous ayons jamais publiée. Elle touche à presque tous les modules de l’application : les formations, les stagiaires, les sessions, les formateurs, les documents, le suivi qualité.
Tour d’horizon de ce qui change et de ce que ça va changer pour vous au quotidien.
1. Le référentiel pédagogique : construire vos formations sur des bases solides
C’est l’une des nouveautés les plus structurantes de cette mise à jour. ANAIA intègre désormais la possibilité de créer un référentiel pédagogique complet pour chacune de vos formations : objectifs, compétences visées, déroulé pédagogique étape par étape.
Ce référentiel n’est pas qu’un document de plus dans votre dossier. Il devient le socle actif de votre démarche qualité, car deux fonctionnalités en découlent directement :
- La génération automatique de grilles d’évaluation : à partir du référentiel renseigné, ANAIA crée automatiquement les grilles d’évaluation correspondantes. Fini la construction manuelle item par item vos critères d’évaluation sont cohérents avec vos objectifs pédagogiques, et vous prouvez sans effort cette cohérence à votre auditeur Qualiopi.
- La création de tests de positionnement : toujours depuis le référentiel, vous pouvez générer les tests de positionnement adaptés à la formation. Vos apprenants arrivent avec un niveau connu, vous adaptez votre pédagogie en conséquence, et vous tracez cette démarche comme le référentiel l’exige.
C’est exactement ce que Qualiopi attend : une formation construite autour d’objectifs clairs, avec des outils d’évaluation qui y répondent. Désormais, ANAIA fait le lien à votre place.
2. Les stagiaires mieux suivis, dès l’entrée jusqu’aux acquis
Le suivi des apprenants gagne en profondeur avec cette mise à jour, à deux niveaux.
Au niveau de la fiche stagiaire, vous pouvez désormais intégrer les tests de positionnement directement dans le dossier de l’apprenant. Le niveau d’entrée est documenté, rattaché à la formation concernée, et consultable en un clic utile lors d’un contrôle, mais aussi pour votre propre pilotage pédagogique.
L’évaluation des acquis en fin de parcours vient compléter ce tableau. Vous disposez ainsi d’une vision complète de la progression : de l’entrée en formation jusqu’à la validation des compétences visées.
Au niveau des sessions, la grande nouveauté c’est la saisie en masse. Pour les positionnements comme pour les évaluations des acquis, vous pouvez désormais traiter l’ensemble des stagiaires d’une session en une seule opération. Quand vous animez des groupes, c’est une économie de temps considérable et un risque d’oubli ou d’erreur divisé d’autant.
3. Des documents essentiels enfin intégrés
Trois documents que vous réclamiez font leur apparition dans cette version. Chacun répond à une obligation précise, et leur absence dans un dossier peut coûter cher le jour d’un contrôle ou d’un remboursement.
Le passeport de prévention fait son entrée pour les formations SST (Sauveteur Secouriste du Travail). Ce document officiel, exigé dans le cadre de ces certifications, peut désormais être généré et rattaché au dossier de l’apprenant sans sortir de l’application.
La déclaration des abandons est enfin disponible. Quand un stagiaire quitte une formation avant son terme, cette déclaration est obligatoire pour certains financeurs. La tracer dans ANAIA vous assure de ne jamais passer à côté et de garder une preuve en cas de question ultérieure.
4. Entrées en formation : tracer chaque relance, sans rien oublier
Le processus d’inscription d’un stagiaire est rarement linéaire. Entre le premier contact, l’envoi de la convention, la signature, le virement d’acompte et la confirmation finale, il y a souvent plusieurs aller-retours et des relances qui tombent dans l’oubli faute d’un suivi structuré.
ANAIA intègre désormais un module de suivi et de relances directement dans les entrées en formation. Chaque relance effectuée est tracée : qui a été contacté, à quelle date, pour quelle raison. Vous avez ainsi un historique complet du processus d’inscription, visible en un coup d’œil depuis le dossier.
Côté Qualiopi, c’est également une réponse concrète aux indicateurs qui demandent de prouver que vous accompagnez vos apprenants tout au long de leur parcours avant même que la formation commence.
5. Formateurs : contractualiser et missionner en quelques clics
Vous travaillez avec des formateurs indépendants ou des intervenants ponctuels ? Cette mise à jour simplifie radicalement leur gestion.
ANAIA intègre désormais les contrats de sous-traitance directement dans les fiches formateurs. Vous pouvez générer le contrat depuis l’application, le faire signer électroniquement, et le conserver dans le dossier du formateur le tout sans quitter l’outil.
La mission d’un intervenant est également possible en quelques clics : vous associez un formateur externe à une session spécifique, avec les informations nécessaires pour encadrer la prestation.
6. Feuilles d’émargement et évaluations par QR Code
C’est une situation que vous connaissez bien : un stagiaire se présente en formation mais sa fiche n’existe pas encore dans l’application, ou son inscription n’a pas encore été finalisée. Jusqu’ici, impossible de le faire signer ou d’enregistrer son évaluation sans un contournement manuel.
Ce verrou disparaît avec cette mise à jour.
Sur les feuilles d’émargement comme sur les évaluations de fin de formation, un QR Code peut désormais être utilisé même si l’apprenant est inconnu dans le système. Au moment du scan, ANAIA vous propose de créer une nouvelle fiche ou de la relier à une fiche existante si un doublon est détecté. Vous ne perdez aucune signature, aucune évaluation.
Pour le suivi de la satisfaction, ANAIA ajoute également un module de relances dans le processus d’évaluation. Chaque relance envoyée (première notification, rappel, second rappel…) est tracée avec sa date, garantissant que vous pouvez prouver vos démarches en cas de questionnement lors d’un audit.
7. Votre espace documentaire, enfin centralisés
La gestion documentaire est souvent le parent pauvre des outils de gestion. On finit avec des fichiers éparpillés entre Google Drive, une boîte mail et un disque dur local et le jour où l’auditeur demande « votre procédure de gestion des réclamations », c’est la panique.
Cette mise à jour pose les bases d’une organisation documentaire solide, directement dans ANAIA :
Un espace documentaire dédié dans la section « Mon organisme », pour centraliser tous vos documents internes.
Les CGV activables sur votre site : vos conditions générales de vente sont désormais intégrées dans les modèles et activables directement sur votre site ANAIA.
Des modèles de contrats de sous-traitance prêts à l’emploi, adaptables à votre organisme.
Toutes les procédures Qualiopi identifiées : les procédures exigées par le référentiel sont disponibles sous forme de modèles, à personnaliser et à adopter. Un gain de temps considérable pour les organismes en cours de certification.
Les fiches de poste, également intégrées dans les ressources disponibles, pour formaliser les rôles et responsabilités au sein de votre organisme.
Bref : tout ce qu’un auditeur Qualiopi vous demandera un jour, vous pouvez désormais le préparer, le centraliser et le retrouver depuis un seul endroit.
8. Mon suivi Qualiopi : la grille d’audit et le scan qualité
C’est sans doute la nouveauté la plus attendue par les organismes certifiés ou en cours de certification. ANAIA intègre désormais un véritable tableau de bord de pilotage Qualiopi, accessible depuis la section « Gestion ».
La grille d’audit reprend l’ensemble des indicateurs du référentiel national qualité. Pour chaque indicateur, vous pouvez renseigner votre niveau de conformité, associer des preuves documentaires, et suivre l’évolution de votre démarche dans le temps. Plus besoin d’un tableur Excel parallèle : votre préparation à l’audit se fait dans l’outil.
Le scan qualité va plus loin. Il analyse vos dossiers réels stagiaires, formations, sessions, évaluations et vous donne une lecture de votre conformité opérationnelle. Ce scan est également accessible à chaque formateur sur ses propres dossiers : il peut vérifier lui-même que ses formations sont bien documentées, que ses évaluations sont complètes, que ses feuilles d’émargement sont signées. C’est une responsabilisation de terrain qui soulage le responsable pédagogique.
Ensemble, ces deux outils font d’ANAIA un véritable copilote pour votre démarche qualité pas seulement avant l’audit, mais tout au long de l’année.
9. L’affiliation ANAIA
Nouveauté de gestion : ANAIA lance son programme d’affiliation. Si vous recommandez l’application à d’autres organismes de formation, vous pouvez désormais le faire de manière structurée et en bénéficier directement. Les modalités sont accessibles depuis votre espace Gestion.
En résumé : moins d’admin, plus de pédagogie et une conformité Qualiopi pilotée de l’intérieur
Ce qui frappe dans cette vague de mises à jour, c’est la cohérence d’ensemble. Chaque nouveauté répond à une friction réelle, identifiée dans le quotidien des formateurs :
- Des évaluations et émargements qui ne tombent plus dans les angles morts.
- Des documents réglementaires qui ne sont plus à créer de zéro.
- Un suivi Qualiopi qui vit dans l’outil, pas à côté.
- Des formateurs et intervenants mieux intégrés au processus.
- Une traçabilité complète des relances et des actions, de l’inscription à la sortie.
ANAIA reste ce qu’il a toujours été : une application créée par des formateurs, pour des formateurs. Pas une usine à gaz. Un outil qui fait disparaître l’administratif pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel former, avec qualité.
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Toutes ces nouveautés sont disponibles dès maintenant dans votre application. Et si vous n’êtes pas encore utilisateur, c’est le moment idéal pour découvrir ce qu’ANAIA peut faire pour votre organisme :
- 15 jours d’essai gratuit
- Sans engagement
- Toutes les fonctionnalités disponibles dès l’essai : référentiel pédagogique, suivi Qualiopi, signature électronique, génération de documents, évaluations, feuilles d’émargement, bilan pédagogique et bien plus encore
- 100 % compatible Qualiopi
